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Fin de contrat : Les démarches de sortie du collaborateur

12/10/22

Soyez la première personne autour de vous à en parler, partagez !

Vous souhaitez soigner la fin de contrat de l’un de vos collaborateurs ? Vous anticipez le rétroplanning de son départ et vous avez raison !

Retrouvez les dispositions législatives incontournables liées à la rupture du contrat de travail. Adoptez les réflexes d’une sortie de l’entreprise réussie.

Nous détaillons pour vous l’ensemble des actions RH et Paie à mener pour soigner le départ de votre collaborateur pour les cas de rupture les plus courants, à savoir :

  • La démission,
  • Le licenciement pour motif personnel,
  • La rupture conventionnelle
  • La retraite. 

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Fin de contrat : La procédure de départ

La gestion du départ du collaborateur est soumise à plusieurs contraintes. Il vous appartient de les respecter scrupuleusement. En effet, le Code du travail encadre strictement la procédure de départ du salarié ne laissant aucune place à l’improvisation.

La procédure à suivre varie selon les situations.

La démission

Le salarié peut mettre fin à son contrat à durée indéterminée de sa propre initiative et à tout moment grâce à la démission.

Le formalisme est minimal ; il suffira que l’employeur soit informé par oral ou par écrit de la volonté de démissionner. Aucune autorisation n’est requise. Pour des raisons de preuve, un écrit nous semble préférable.

Le saviez-vous ?

Un amendement portant sur l’introduction d’une présomption de démission a été voté. Cette présomption s’applique lorsque le salarié réalise un abandon de poste avéré.

Le licenciement pour motif personnel

L’employeur peut décider de mettre fin à la relation de travail qui le lie à son salarié en ayant recours au licenciement.

Le licenciement pour motif personnel repose, contrairement au licenciement pour motif économique, sur la personne du salarié. Pour être valable, la cause du licenciement doit être réelle et sérieuse. 

Réelle, c’est-à-dire qui repose sur des faits objectifs.

Sérieuse, c’est-à-dire suffisamment grave pour rendre le licenciement inévitable. 

Le licenciement peut être fondé sur une faute (simple, grave ou lourde). Elle n’est pas un prérequis nécessaire.

L’employeur, devra respecter la procédure de licenciement : convocation à un entretien, réalisation de l’entretien préalable et notification du licenciement

Convocation et entretien de licenciement

Avant toute décision de licenciement, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement par lettre recommandée ou remise en main propre.

La lettre de convocation à l’entretien préalable doit mentionner :

  • L’objet de l’entretien (un éventuel licenciement) ;
  • La date, le lieu et l’heure de l’entretien ;

La date de l’entretien est fixée au minimum cinq jours ouvrables après la date de présentation de la lettre pour permettre au salarié de préparer sa défense ;

  • La possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix (personnel de l’entreprise ou conseiller du salarié) ;
  • L’adresse de l’inspection du travail et de la mairie, en l’absence de représentant du personnel.

En prévision d’un licenciement disciplinaire du salarié, la convocation à l’entretien préalable devra être envoyée avant la fin du délai de deux mois suivant le constat de la faute. 

L’entretien préalable au licenciement permet à l’employeur d’indiquer les motifs du licenciement envisagé et au salarié d’exposer sa défense.

Notification du licenciement

L’employeur est tenu d’attendre au minimum deux jours ouvrables pour envoyer en recommandé avec avis de réception la lettre de licenciement. Il s’agit de la notification du licenciement.

La lettre de notification doit mentionner le ou les motifs précis du licenciement.

En cas de licenciement disciplinaire, l’employeur est tenu au respect d’un délai maximum d’un mois entre l’entretien préalable et la notification du licenciement.

Attention ! En cas d’irrégularité de forme liée à la procédure, en cas de défaut d’indication de la possibilité de se faire assister par exemple, et si le licenciement a bien été pris pour une cause réelle et sérieuse, le juge pourra accorder au salarié une indemnité dont le montant pourra atteindre un mois de salaire (article L. 1235-2 du Code du travail). 

Téléchargez nos modèles de Lettres de licenciement

Ces articles pourraient aussi vous intéresser : Le licenciement pour mensonge est-il possible ? ou Licenciement abusif : les risques encourus en cas de rupture ratée

La rupture conventionnelle homologuée

Le salarié et l’employeur peuvent d’un commun accord mettre fin à la relation de travail qui les lie en ayant recours à la rupture conventionnelle individuelle.

Pour être valable, les parties devront respecter une procédure légale de rupture conventionnelle, rédiger une convention de rupture, obligatoirement validée par la Dreets (ex Direccte) et sera conditionnée au versement d’une indemnité de rupture.

La rupture conventionnelle homologuée est ouverte au seul salarié en contrat à durée indéterminée.

Convocation et entretien de rupture conventionnelle

Afin d’envisager les conditions de la rupture, l’employeur et le salarié vont organiser un ou plusieurs entretien(s).

Un entretien au minimum sera nécessaire pour permettre à l’employeur et au salarié de définir les conditions de la rupture (date de la rupture, montant de l’indemnité versée et respect d’un éventuel préavis).

Lors de cet entretien, le salarié et employeur ont la possibilité de se faire assister par une personne de leur choix (représentant du personnel de l’entreprise ou conseiller pour le salarié / par une personne appartenant à l’entreprise ou un membre de son organisation syndicale ou par un autre employeur relevant de la même branche si l’entreprise compte moins de 50 salariés pour l’employeur).

L’un comme l’autre en informera l’autre partie avant l’entretien.

Convention de rupture

La convention de rupture conventionnelle individuelle fixe les conditions de la rupture du contrat de travail. Librement définies par les parties, y figureront :

  • la date de rupture du contrat de travail, fixée au plus tôt au lendemain du jour de l’homologation de l’inspecteur du travail,
  • le montant de l’indemnité de rupture conventionnelle.

La convention sera signée par les deux parties. Un exemplaire sera remis à chacune des parties.

L’employeur et le salarié disposent d’un droit de rétractation de quinze jours calendaires.

Attention ! En cas d’irrégularité de forme liée à la procédure permet au salarié d’obtenir l’annulation de la rupture conventionnelle et le versement d’indemnité pour licenciement injustifié (sans cause réelle et sérieuse).

En l’absence de rétractation dans le délai de quinze jours, la convention doit être adressée à la Dreets pour obtenir sa validation (homologation). La demande d’homologation d’une rupture conventionnelle d’un contrat de travail à durée indéterminée peut s’opérer :

La Dreets dispose d’un délai de quinze jours ouvrables à partir du lendemain du jour ouvrable de la réception de la demande pour vérifier la validité de la convention. L’absence de réponse dans ce délai équivaut à une acceptation.

Le contrat de travail prend fin à la date prévue dans la convention de rupture, qui ne peut intervenir avant le lendemain du jour de l’homologation (article L. 1237-13 du Code du travail). Les parties restant tout à fait libres de fixer une date de fin plus tardive.

Pour en savoir plus sur la rupture conventionnelle, consultez nos articles : Dématérialisation rupture conventionnelle : Comment ça marche ? ou L’employeur peut-il conclure une rupture conventionnelle avec un salarié déclaré inapte par le médecin

La retraite

Les salariés bénéficient automatiquement d’une pension de retraite à taux plein dès lors qu’ils ont atteint l’âge requis.

L’employeur peut, légalement, mettre à la retraite les salariés âgés d’au moins 70 ans. Il ne peut imposer la mise à la retraite mais simplement la proposer.

Procédure à suivre selon différents cas de figure :  

  • Mise à la retraite d’un salarié âgé d’au moins 70 ans.

S’il a atteint l’âge de 70 ans ou s’il a donné son accord, le salarié peut être mis à la retraite par l’employeur.

Aucune convocation à entretien préalable n’est requise sauf dispositions conventionnelles.

La mise à la retraite n’a pas à être motivée, cependant il est conseillé de formaliser la procédure par un écrit adressé au salarié.

  • Mise à la retraite d’un salarié âgé de moins de 70 ans.

SI vous souhaitez mettre à la retraite un salarié âgé de moins de 70 ans, vous devez l’interroger par écrit dans un délai de 3 mois avant son anniversaire sur son intention de quitter volontairement l’entreprise. En cas d’accord, il peut être mis à la retraite.

  • Le salarié fait valoir ses droits à la retraite

En cas de départ volontaire à la retraite, le salarié doit prévenir son employeur.

Aucune procédure légale n’existe mais la convention collective ou le contrat de travail peuvent prévoir des dispositions spécifiques.

Comme pour tout départ en retraite, l’employeur est tenu d’adresser à son URSSAF une déclaration indiquant le nombre de salariés partis en préretraite ou placés en cessation anticipée d’activité au cours de l’année civile précédente. La déclaration indique l’âge et le montant de l’avantage alloué, le nombre de mise à la retraite d’office.

Cet article pourrait aussi vous intéresser : Comment signaler à son employeur son départ en retraite ?

Fin de contrat : Le préavis de rupture

En cas de démission, comme de licenciement, tout comme en cas de départ ou de mise à la retraite, celui qui est à l’initiative de la rupture du contrat est en principe tenu au respect d’un préavis.

La rupture de la relation de travail n’interviendra qu’une fois le préavis écoulé. Il s’agit du délai pendant lequel votre salarié continue de travailler normalement, sauf cas de dispense.

Le salarié réalise sa prestation de travail dans les conditions habituelles. Vous lui versez sa rémunération et lui accordez les avantages sur cette période de la même manière qu’auparavant (ancienneté, prime, avantage en nature, etc.).

En revanche, aucun préavis n’est prévu dans le cadre d’une rupture conventionnelle. C’est au cours de la procédure de rupture, que votre salarié poursuit son activité dans les conditions habituelles en contrepartie de la rémunération normalement prévue pendant cette période (circulaire DGT n°2009-04 du 17 mars 2009). Toutefois, rien ne vous empêche de prévoir la réalisation d’un préavis pour une durée que vous aurez convenu ensemble.

Durée du préavis 

LA DEMISSION – Il n’existe aucune durée légale au préavis de démission, sauf pour certaines catégories de salariés. La durée peut alors être fixée soit par convention, soit par accord collectif, soit par usage (article L.1237-1 du Code du travail).

Si votre contrat de travail prévoit une durée de préavis plus courte que celle prévue par accord ou usage, elle s’applique.

Attention ! Lorsque le salarié n’exécute pas son préavis, son employeur est en droit de lui réclamer le paiement d’une indemnité compensatrice de préavis.

Le point de départ du préavis se situe au jour de la notification de la démission. Il se calcule de date à date, sauf stipulations contraires.

LE LICENCIEMENT – La durée de préavis varie en fonction de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise à la date de notification du licenciement (article L. 1234-1 du Code du travail) :

  • On se réfèrera aux usages pour une ancienneté inférieure à 6 mois,
  • Préavis d’un mois pour une ancienneté comprise entre 6 mois et 2 ans,
  • Préavis de deux mois pour une ancienneté d’au moins 2 ans.

Des dispositions conventionnelles peuvent également prévoir une durée au préavis, qui varie généralement selon le statut du salarié (cadre, employé, etc.). 

Le point de départ du préavis se situe au jour de la notification du licenciement, c’est-à-dire au jour de présentation de la lettre.

LA RETRAITE – il n’existe pas de délai spécifique de préavis en cas de départ en retraite (mise à la retraite ou départ volontaire). La durée du préavis est la même qu’en cas de licenciement.

Le salarié qui exécute son préavis, de licenciement ou de démission, et commet une faute grave ou lourde pendant le préavis, permet à son employeur d’interrompre le contrat avant l’arrivée du terme, sous réserve de respecter la procédure disciplinaire. En cas de dispense d’exécution, son indemnité reste tout de même acquise.

Préavis exécuté, suspendu ou dispensé 

Si le salarié, ou l’employeur, à l’initiative de la rupture du contrat de travail est en principe tenu au respect d’un préavis, il existe, dans certaines situations des cas de suspension et de dispense de préavis :

  • Les absences suspensives,
  • La dispense du préavis à l’initiative du salarié,
  • La dispense du préavis à l’initiative de l’employeur,
  • La dispense totale de préavis

Pour en savoir plus, consultez notre article : Dispense de préavis, dans quelles situations ?

Les indemnités de fin de contrat

En tant qu’employeur, vous pouvez être amené à verser ou non des indemnités suite à la rupture d’un contrat de travail d’un de vos salarié.

Il est important de noter qu’un licenciement pour faute grave ou encore une démission à l’initiative du salarié, prive ce dernier de toute indemnité de fin de contrat. 

Ces indemnités de fin de contrat regroupent :

  • L’indemnité légale de licenciement
  • L’indemnité conventionnelle de licenciement
  • L’indemnité spécifique de rupture conventionnelle
  • L’indemnité compensatrice de préavis
  • L’indemnité compensatrice de congés payés
  • L’indemnité de retraite

Pour en savoir plus sur les indemnités de fin de contrat, consultez nos articles : Le calcul des indemnités de fin de contrat et Comment se calcule l’indemnité de licenciement sans cause réelle et sérieuse ?

Les documents de fin de contrat

A l’issue du contrat de travail, une fois le préavis achevé, le salarié est libre de tout engagement envers vous. (sauf clause à obligation particulière telle que la clause de non-concurrence.)

Vous devrez remettre alors à votre salarié les documents de fin de contrat : le solde de tout compte, le certificat de travail, l’attestation employeur destinée à Pôle emploi ainsi que l’état récapitulatif d’épargne salariale, le cas échéant.

Ces documents sont remis au salarié quelle que soit la cause de la rupture du contrat (licenciement, démission, rupture conventionnelle).  

Si vous ne respectez pas ces obligations, vous vous exposez au paiement d’une contravention de 4ème classe. (soit une amende de 750 € maximum). 

Pour en savoir plus, consultez notre article : Tout ce que vous devez savoir sur le solde de tout compte

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