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Congés payés : Organisez les vacances de vos salariés

8/04/22

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Sommaire : masquer

Tout savoir sur les congés payés, Règles de départ en congé, calcul des indemnités de congé.

guide congés payés

Congés payés : Déterminer le nombre de jours de congés acquis

Les salariés de l’entreprise acquièrent des droits à congés payés sur une période de référence. Ces droits sont identiques pour tous les salariés, quel que soit leur contrat de travail. 

Le nombre de jours acquis dépendra, en revanche, du temps de travail réalisé par chaque salarié sur cette période.   

De plus, le nombre de jours de congés payés acquis dépend du nombre de jours de travail effectués par les salariés dans l’entreprise au cours de la période de référence. 

Qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, les salariés ont droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif (ou par période de 4 semaines consécutives) accompli chez le même employeur entre le 1er juin de l’année précédente et le 31 mai de l’année en cours, sans pouvoir dépasser 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines de congés payés (article L. 3141-3 du Code du travail). 

Le droit aux 2,5 jours ouvrables de congés s’ouvre à partir des durées de travail effectif suivantes :

  • 1 mois, pour un décompte par mois,
  • 4 semaines, pour un décompte en semaines,
  • 24 jours, pour un décompte en jours (horaire sur 6 jours),
  • 22 jours, pour un décompte en jours (horaire sur 5,5 jours),
  • 20 jours, pour un décompte en jours (horaire sur 5 jours).

Le calcul des jours de congés payés acquis dépend du travail effectif ou assimilé accompli au cours de la période de référence. Certaines absences sont assimilées à du travail effectif et ne pénalisent pas l’acquisition des congés payés.

Le mois de travail effectif se calcule de date à date (et non pas par mois civil). 

Par exemple, Virgile a été embauché dans l’entreprise le 7 janvier. Il a acquis 2,5 jours ouvrables de congé au terme du mois effectif, soit dès le 6 février.

Les principales absences assimilées à du travail effectif

Pour le calcul des jours de congés payés :

  • les congés payés, le repos compensateur, le congé maternité, le congé paternité et accueil de l’enfant, le congé d’adoption, les congés pour événements familiaux, les absences pour accident du travail dans la limite d’un an, les absences pour formation, l’activité partielle.

Les principales absences non-assimilées au travail effectif, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, sont les suivantes :

  • la maladie non professionnelle, le congé sabbatique, le congé parental à temps plein, le congé de présence parentale, le congé de solidarité familiale, la mise à pied.

Calcul des jours de congés payés dans mon entreprise en jour ouvré

Les congés payés peuvent se comptabiliser en jours ouvrables mais aussi en jours ouvrés.

En effet, le Code du travail indique un calcul des congés en jours ouvrables, tant pour les jours acquis que pour les jours pris. Toutefois le calcul en jours ouvrés reste possible, à condition d’assurer des droits égaux à ceux qui découlent des règles posées en jours ouvrables par le Code du travail.

Jours ouvrables
Qu’est-ce que c’est ?
Jours ouvrés
Qu’est-ce que c’est ?
Tous les jours de la semaine, y compris le lundi ou le samedi non travaillés, à l’exception :
• du jour de repos hebdomadaire (en général, le dimanche),
• des jours fériés habituellement chômés dans l’entreprise.
Tous les jours habituellement travaillés dans l’entreprise, quelle que soit la durée du travail dans la journée :
• du lundi au vendredi compris, si fermeture le samedi,
• du mardi au samedi, si fermeture le lundi.
OU, Tous les jours habituellement travaillés individuellement par le salarié, si celui-ci a un nombre d’heures de travail inférieur à l’horaire collectif de l’entreprise.

Nombre de jours de congés payés acquis selon la méthode retenue :

 Jours ouvrablesJours ouvrés
Jours Acquis par mois de travail
(ou par période de 4 semaines ou 20 jours)
2,502,08
Jours Acquis pour une période complète
(soit une année)
3025

A l’issue de la période de référence, lorsque le nombre de jours de congés acquis n’est pas un nombre entier, la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur.

Congés payés : Dois-je déduire des jours de congé en cas d’absence du salarié ?

OUI, toutefois, conformément à l’article L.3141-6 du Code du travail, l’absence du salarié ne peut avoir pour effet d’entraîner une réduction de ses droits à congés plus que proportionnelle à la durée de cette absence. Afin de respecter ce principe, il est nécessaire de proratiser les droits du salarié.

Par exemple, Olivia a été absente 4 semaines pour maladie non professionnelle et 1 semaine pour congé sans solde au cours de la période de référence. Elle totalise 47 semaines de travail effectif (52 – 5). Elle a donc acquis 11 périodes de 4 semaines de travail (47 / 4 = 11,75), soit 28 jours ouvrables de congés (11 x 2,5 =27,5 arrondis à 28).

Faut-il être présent sur l’ensemble de l’année pour bénéficier des 5 semaines de congés ?

NON, Pour acquérir l’ensemble des jours de congés annuels, il n’est pas nécessaire de justifier d’une année complète de travail. En effet, seules 48 semaines de travail effectif (absences assimilées incluses) ouvrent droit à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines, de congés.

Par exemple, l’entreprise de Virgile l’embauche le 1er mars 2021 en CDI pour 28 heures de travail par semaine. Sa période de référence d’acquisition de congés payés est incomplète. Virgile acquiert donc des congés du 1er mars au 31 mai, soit pendant 3 mois civils complets.

Selon la méthode de calcul des congés payés retenue, il bénéficie, soit, de 8 jours ouvrables de congés payés (2,5 jours x 3 = 7,50 arrondis à 8), soit, de 7 jours ouvrés de congés payés (2,08 jours x 3 = 6,24 arrondis à 7).

Organiser le départ en congés payés

L’employeur, au nom de son pouvoir de Direction, organise les départs en congés payés de ses salariés. Il peut choisir entre la mise en place d’un départ par roulement ou la fermeture de son entreprise.

Pour en savoir plus, consultez notre article : La fermeture de l’entreprise pour congés payés

Cas général : la période de prise

Les salariés prennent les jours de congés payés durant la période de référence qui suit la période de référence pendant laquelle ils ont acquis ces jours, comme l’illustre le schéma suivant.

Les conventions ou accords collectifs de travail fixent la période de prise de congés payés. En l’absence d’accord, elle se fixe par l’employeur après avis du comité social et économique. Elle peut s’étendre ou non sur toute l’année et doit comprendre, obligatoirement, la période allant du 1er mai au 31 octobre de chaque année, appelée « période légale ».

La prise de congés durant cette période doit être portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture – soit, dans le cas général, avant le 1er mars.

Durant cette période légale – appelée également « période de prise du congé principal » -, les salariés doivent obligatoirement prendre :

  • au minimum 12 jours ouvrables consécutifs compris entre 2 jours de repos hebdomadaire,
  • au maximum 24[1] jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines.

[1] La 5e semaine de congés payés ne peut pas être accolée au congé principal de 24 jours ouvrables.

Les jours de congés payés peuvent-ils être pris en une seule fois ?

NON, un salarié peut en principe s’absenter jusqu’à 24 jours ouvrables consécutifs au maximum. Toutefois, par dérogation individuelle, l’employeur peut accorder au salarié un congé plus long en cas de contraintes géographiques particulières (salarié étranger ou originaire des d’outre-mer) OU de présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

Exception : la prise anticipée des congés

Mon salarié nouvellement embauché a-t-il droit à des congés payés ?

OUI, un salarié nouvellement embauché bénéficie de jours de congés, qui peuvent être pris dès l’embauche (article L. 3141-12 du Code du travail). Il pourra, dès qu’il aura acquis des congés, les prendre avant la fin de la période d’acquisition avec l’accord de son employeur.

Les salariés peuvent prendre leurs congés payés par anticipation, dès l’embauche, dans le respect des périodes de prise des congés et de l’ordre des départs (article L. 3141-12 du Code du travail).

Toutefois cette règle ne remet pas en cause le principe de prise du congé principal.

L’ordre des départs

L’employeur tiendra compte, à défaut de critères fixés collectivement, de la situation de famille du salarié (possibilité de congés de son époux/se ou partenaires de Pacs, de la présence au foyer d’une personne handicapée ou en perte d’autonomie), de l’ancienneté, ainsi que de son éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

Le saviez- vous ?

Les salariés mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané (article L. 3141-14 du Code du travail).

Toutefois, pour faire face aux conséquences de l’épidémie de Covid-19, l’employeur a pu, jusqu’au 30 septembre 2021, sous réserve d’un accord d’entreprise ou de branche, suspendre le droit à congé simultané. Cette dérogation n’est à ce jour plus permise, malgré la persistance de l’épidémie.

Les dates et l’ordre des départs sont communiqués à chaque salarié, par tout moyen, au moins un mois à l’avance, dans les locaux accessibles aux salariés.

Par la suite, l’employeur ne peut pas modifier les dates de congés moins d’un mois avant le départ, sauf délai différent prévu par convention, accord ou circonstances exceptionnelles.

La situation du salarié

Puis-je embaucher un salarié pendant ses congés payés ?

NON, un salarié ne peut en principe pas effectuer de travaux rémunérés au cours de ses congés payés. Il n’a pas le droit de travailler (article D. 3141-2 du Code du travail). Une exception existe toutefois au bénéfice des salariés embauchés par contrat de vendanges (article L. 718-9 du Code rural et de la pêche maritime).

Mon salarié est malade avant son départ en congé, les jours doivent-ils être reportés ?

OUI, Le salarié en arrêt maladie avant son départ en congés conserve ses droits à congé, qui s’en trouvent alors reportés. En cas de retour après la fin de la période de prise des congés, les congés sont reportés après la date de reprise.

Mon salarié est malade pendant ses congés payés, doivent-ils être reportés ?

NON, Le salarié en arrêt de travail au cours de ses congés payés ne bénéficie pas, en l’absence de dispositions conventionnelles, d’un report de ses congés.

Dans cette situation, le salarié peut percevoir à la fois son indemnité de congés payés et les indemnités journalières de Sécurité sociale. Il ne cumulera pas, en revanche, son indemnité avec un complément de rémunération versé en cas de maladie.   

Indemniser l’absence pour congés payés

Le salarié absent de l’entreprise pour ses congés payés ne perçoit pas de salaire. En revanche, il bénéficie d’une indemnité de congés payés.

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article : Indemnité de congés payés : Top 5 des questions de RH

Décompter les congés pris

Le tableau suivant indique comment décompter les jours de congés pris selon la méthode de calcul utilisée. (En jours ouvrables ou en jours ouvrés).

 Jours ouvrablesJours ouvrés
Premier jour de congéPremier jour où le salarié aurait dû travailler.
Dernier jour de congéDernier jour ouvrable avant la reprise effective, même s’il n’est pas travaillé dans l’entreprise.Dernier jour précédant la reprise effective qui aurait dû être travaillé :
Soit collectivement, si le salarié pratique l’horaire collectif de l’entreprise,
Soit individuellement, si le salarié pratique un nombre d’heures de travail inférieur à l’horaire collectif de l’entreprise.
Incidence d’un jour fériéS’il est habituellement chômé dans l’entreprise, il n’est pas décompté comme jour de congé.
Incidence d’un pontMême s’il est chômé dans l’entreprise, le jour ouvrable qui suit ou précède un jour férié chômé est décompté comme jour de congé.Même s’il est chômé dans l’entreprise, le jour normalement ouvré qui suit ou précède un jour férié chômé est décompté comme jour de congé.

Faut-il prorater les droits à congé des salariés à temps partiel ?

NON, Les salariés à temps partiels bénéficient des mêmes droits à congé que les salariés à temps complet. Comme pour les salariés à temps plein, le premier jour décompté est le premier jour où le salarié aurait dû travailler, mais doivent ensuite également être considérés comme jours de congés tous les jours ouvrables compris dans la période d’absence, même s’il s’agit de jours habituellement non travaillés par le salarié du fait de son horaire à temps partiel.

 Olivia est absente pour congés payés du vendredi 25 mars au vendredi 1er avril inclus. Elle travaille à temps plein 5 jours par semaine, du lundi au vendredi. Le lundi 28 mars est un jour férié chômé payé par l’entreprise.

Le 1er jour d’absence est le vendredi 25 mars. Le jour ouvrable qui précède la reprise du travail est le samedi 2 avril. Il faut donc décompter 7 jours ouvrables.

Puis je décompter un jour de congé en cas d’absence lors d’un jour férié ?

NON, Lorsque le jour férié se chôme habituellement dans l’entreprise, il ne se décompte pas des congés payés.

En cas de décompte en jours ouvrables, une semaine de congés payés incluant un jour férié permet au salarié de faire l’économie d’un jour de congé. Il pose 5 jours de congés (contre 6 habituellement).

En cas de décompte en jours ouvrés, l’employeur doit garantir au salarié des droits au moins égaux à ceux prévus en cas de calcul en jours ouvrables. Une semaine de congés payés incluant un jour férié permet au salarié de faire l’économie d’un jour de congé. Il pose 4 jours de congés (contre 5 habituellement). Lorsque le jour férié tombe un jour habituellement chômé dans l’entreprise, par exemple un samedi, cela reviendrait en revanche à poser 5 jours ouvrés. Pour qu’un salarié ne perde pas le bénéfice du jour férié, il faut lui accorder une journée supplémentaire de congé.

Les jours fériés chômés dans l’entreprise ne constituent ni des jours ouvrables ni des jours ouvrés. En pratique, quel que soit le mode de décompte utilisé, les jours fériés chômés compris dans une période de congés ne sont pas décomptés.

Lorsque le décompte des congés payés est effectué en jours ouvrables, les juges ont estimé que le congé payé doit être prolongé de 1 jour quand un jour férié coïncide avec un jour ouvrable, même si celui-ci est habituellement chômé dans l’entreprise (cass. ass. plén. 21 mars 1997, n° 92-44778, BC n° 4).

La même règle s’applique si les congés payés se décomptent en jours ouvrés.

Par exemple, Virgile est en congés la semaine du 20 au 24 décembre qui comprend le samedi 25 décembre chômé. Son employeur décomptera, selon le cas, 5 jours ouvrables ou 4 jours ouvrés pour cette semaine.

Valorisation des absences pour congés payés

Le salarié absent pour congés payés ne perçoit pas de salaire, mais une indemnité de congés payés. Il existe 2 méthodes de calcul de l’indemnisation des congés payés légaux :

  • la méthode du maintien du salaire,
  • la méthode du 10e.

L’indemnité de congés payés peut être calculée de deux façons. Quelle que soit la méthode appliquée, l’employeur est tenu de comparer les deux méthodes afin de déterminer et appliquer celle qui est la plus favorable au salarié.

Le maintien du salaire

Elle consiste à maintenir le salaire comme si le salarié avait travaillé normalement pendant sa prise de congés.

Ce maintien du salaire se calcul en fonction du salaire gagné pendant la période précédant la prise de congés et de la durée du travail effectif de l’établissement pendant la période de congés.

L’indemnité de congés payés se calcule de deux façons. Quelle que soit la méthode appliquée, l’employeur doit comparer les deux méthodes. Cela lui permet de déterminer et d’appliquer celle qui est la plus favorable au salarié.

La méthode du 10e

Elle consiste à verser au salarié 1/10ème de la rémunération brute perçue au cours de la période de référence de congés payés pendant laquelle il a acquis des congés payés (cette rémunération brute est appelée base 10e).

Les congés étant pris en plusieurs fois, tout au long de la période de prise de congés, à chaque prise de congés, il convient de proratiser le 10e de la base 10e.

La comparaison entre le maintien du salaire et le 10e de la rémunération

Salaire de référence de l’indemnité de congés payés

Sommes inclues dans l’indemnité de congés payésSommes exclues de l’indemnité de congés payés
Salaire de base,
Majoration de salaire (HS, travail de nuit),
Indemnité de congés payés,
Prime d’ancienneté,
Prime d’astreinte,
Prime mensuelle d’assiduité,
Commissions,
Avantages en nature (si le salarié n’en bénéfice pas au cours des congés),
Salaire reconstitué en cas d’absence assimilée à du travail effectif (maternité, paternité et accueil de l’enfant, accident de travail, etc.)
Prime de fin d’année,
Prime d’intéressement,
Prime de bilan,
Prime de participation,
Prime de vacances,
Frais professionnels,
13ème mois

La comparaison entre les 2 méthodes peut s’effectuer :

  • À chaque prise de congé,

OU,

  • En fin de période de référence.

Par exemple, Olivia est à temps plein.  Au 1er octobre 2020, son salaire de base est passé de 2 000 à 2 100 euros.  En août 2021, Olivia prend 4 semaines de congés payés (20 jours ouvrés). En octobre 2021, elle prend 1 semaine de congés payés (5 jours ouvrés).

Méthode du 10eMéthode du maintien
Total de la rémunération de l’année de référence = 24 800 €
Le 1/10 = 2 480 € pour 25 jours de congés acquis

Indemnité de congés d’août 2021
20 jours ouvrés de congés
2 480 x 20/25 = 1 984 €
Salaire de base perçu en août 2021 = 2 100 €

Indemnité de congés d’août 2021
20 jours ouvrés de congés
2 100 x 20/22 = 1 909,09 €
Comparaison à chaque prise : 1 984 > 1 909,09
Indemnité de congés d’octobre 2021
5 jours ouvrés de congés
2 480 x 5/25 = 496 €
Salaire de base perçu en octobre 2021 = 2 100 €

Indemnité de congés d’octobre 2021
5 jours ouvrés de congés
2 100 x 5/21 = 500,00 €
Total = 1 984 + 496 = 2480Total = 1 909,09 + 500 = 2 409,09
Comparaison de fin de période : 2 480 > 2 409,09
La méthode du 10e, la plus favorable dans ce cas doit être appliquée

L’indemnité compensatrice des congés payés

Lorsque les salariés quittent l’entreprise avant d’avoir pu prendre les congés payés qu’ils ont acquis, ils bénéficient d’une indemnité compensatrice de congés payés (article L. 3141-28 du Code du travail). Et ce, quel que soit le motif de la rupture du contrat (licenciement, démission, départ à la retraite, etc.).

Le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés se calcule de la même façon que l’indemnité de congés payés, c’est-à-dire que le maintien ou la méthode du 10e est appliqué, selon la méthode la plus favorable au salarié.

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié : Calcul indemnités congés payés : La méthode de calcul

Les jours de congés non pris doivent-ils être reportés sur l’année suivante ?

NON, en principe, l’employeur n’a pas à reporter les jours de congés non pris. Le report ne sera possible qu’en cas d’accord entre l’employeur et le salarié en cas d’usage dans l’entreprise et de dispositions conventionnelles plus favorables, ou encore si le salarié n’a pas pu prendre tous ses congés du fait de l’employeur.

En revanche, les salariés de retour de congé de maternité ou d’adoption bénéficient d’un droit au report de leurs congés non pris (article L. 3141-2 du Code du travail).

Pour en savoir plus à ce sujet, consultez notre article : Report de congés payés non pris : facultatif ou obligatoire ?

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