Actualités

Les 5 règles de congés payés à respecter en Entreprise

7/01/22

Soyez la première personne autour de vous à en parler, partagez !

Règles de congés payés en entreprise : Vos salariés souhaitent poser des jours de congés payés. Mais ils vous le demandent au dernier moment aux dépens du planning et de votre organisation. Du coup, pendant les périodes de vacances scolaires, vous vous retrouvez souvent seul.e à travailler au bureau 🚣🏽

Le sujet des absences pour congés en entreprise peut s’avérer conflictuel. C’est pourquoi nous vous proposons 5 règles congés payés à appliquer pour faciliter la gestion de vos départs en vacances en entreprise 🧘‍♀️

guide congés payés

Règles congés payés #1 : Anticiper le départ de vos salariés en congés

Afin d’échapper à la règle du « premier arrivé, premier servi », organisez vos départs en congés.

Sachez qu’il est possible de fixer une période de prise des congés. Par défaut, elle s’étend obligatoirement du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Il s’agit de la « période légale ».

Si vous y avez recours, portez cette période à la connaissance de vos salariés au moins 2 mois avant son ouverture. Si vous suivez la période légale, vous communiquerez donc, après consultation de vos représentants du personnel – le CSE, avant le 1er mars.

Au cours de cette période, vous veillerez à ce que vos salariés prennent obligatoirement :

  • Un minimum de 12 jours ouvrables de congés consécutifs, soit 2 semaines,
  • Un maximum de 24 jours ouvrables consécutifs, soit 4 semaines, sauf exceptions[1].

Un salarié peut-il s’absenter 5 semaines de manière consécutive ?

OUI, un salarié peut s’absenter en congés pour 5 semaines consécutives s’il répond aux conditions limitatives suivantes (article L. 3141-17 du Code du travail) :

  • Soit, le salarié dispose de contraintes géographiques particulières. Votre salarié est originaire des départements ou collectivités d’Outre-mer ou est originaire d’un pays étranger,
  • Soit le salarié justifie au sein de son foyer de la présence d’un enfant ou d’une personne en situation de handicap, ou d’une personne âgée en perte d’autonomie.

Comment remplacer le salarié absent pour congés ?

Un employeur peut embaucher un salarié sous contrat à durée déterminée pour remplacer tout salarié absent de l’entreprise. Le remplacement d’un salarié absent en raison de ses congés payés est donc un motif de conclusion de CDD.  

La rémunération du salarié remplaçant est en principe identique à celle versée au salarié remplacé s’ils ont une qualification identique et lorsqu’ils exercent les mêmes fonctions.

Le CDD ne peut être conclu que pour le remplacement d’un seul salarié nommément désigné au contrat. Il n’est cependant pas possible de conclure un même contrat pour remplacer plusieurs salariés absents pour congés payés. A défaut, le contrat CDD risquerait d’être requalifié en CDI (Cass. soc. 28 juin 2006 n°04-40.455). 

Pour en savoir plus sur les congés payés, consultez notre article : Congés payés : Organisez les vacances de vos salariés

Règles congés payés #2 : Fixer l’ordre des départs

En pratique, vous aimeriez tenir compte des souhaits exprimés par chacun de vos salariés. Encore faut-il qu’ils ne portent pas atteinte à la bonne marche de l’entreprise.

La logique du « 1er arrivé, 1er servi » n’est pas sans risque. Laisser les salariés poser librement leurs dates de congé peut être risque de congés fractionnés, de reliquat important, de désorganisation et bien sûr de mécontentement dans l’open-space.  

Sachez qu’il est possible d’avoir recours à un ordre de départ en congés et de formaliser un planning des départs.

On tient compte, à défaut de critères fixés collectivement, de :

  • La situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congés, dans le secteur privé ou la fonction publique, de son époux.se ou de son partenaire de Pacs, ainsi que de la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie),
  • L’ancienneté du salarié,
  • Son éventuelle activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

A défaut d’accord collectif, l’employeur consultera les représentants du personnel – le comité social et économique – sur l’ordre des départs en congé.

L’ordre des départs fixé est ensuite communiqué à chaque salarié par tout moyen un mois avant son départ en congé (article D. 3141-6 du Code du travail).

Peut-on exclure un nouvel embauché du planning de départ ?

Il est possible de tenir compte de l’ancienneté dans l’entreprise pour déterminer l’ordre de départ de collaborateurs en congés. Néanmoins, dès son embauche, le salarié peut bénéficier de jours de congés, avec l’accord de son employeur.

Illustration : Olivia est arrivée dans l’entreprise le 1er mars 2022. Au mois de mai, si son employeur l’accepte, elle pourra prendre 1 jour de congés payés.

Peut-on refuser les congés demandés ?

OUI, l’employeur peut refuser une demande de départ en congé s’il est justifié par la continuité du service ou une forte activité dans l’entreprise ou des circonstances exceptionnelles. Le congé devra alors être reporté à une autre date.

Règles congés payés #3 : Respecter les dates de départ en congés

Une fois fixés sur l’ordre et les dates de congés, communiquez-les aux salariés concernés, par tout moyen, au moins un mois avant leur départ.

Vous n’êtes alors plus autorisés à modifier ces dates, sauf circonstances exceptionnelles, moins d’un mois avant la date de départ.

Il en va de même pour le salarié. En effet, son droit à congé ne l’autorise pas à prendre des congés ou modifier ses dates de congé sans l’accord préalable de son employeur (Cass. soc. 10 mars 204 n°01-44.941). Sans quoi, il s’exposerait à une sanction disciplinaire.

Quelles circonstances permettent de modifier les dates de départ en congés ?

Des commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise, ou encore la nécessité de remplacer un salarié décédé ont été des circonstances exceptionnelles admises à justifier la modification des congés moins d’un mois avant le départ en congés (Cass. soc. 15 mai 2008 n°06-44.354). 

Règles congés payés #4 : Faciliter le départ de vos salariés

L’octroi de jours de congés au salarié revêt un caractère obligatoire.

Il appartient à l’employeur de prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à son salarié de bénéficier de ses congés. La détermination des dates de congés constitue en effet l’une de ses prérogatives dans le cadre de son pouvoir de direction.

Si le salarié n’a pas pu prendre tous ses congés du fait de l’employeur, l’employeur engage sa responsabilité civile et s’expose à des sanctions pénales, comme le versement de dommages et intérêts (Cass. soc. 13 juin 2012 n°11-10.929).

Le salarié peut il prendre des jours de congés sans accord de l’employeur ?

Non, le salarié ne peut pas fixer lui-même ses dates de congés et partir sans autorisation de son employeur.

Dans une jurisprudence récente, les juges de la Cour de cassation ont cependant indiqué que si aucune règle n’est clairement établie dans l’entreprise, et qu’aucun écrit n’est exigé, le silence de l’employeur vaut acceptation des congés (Cass. soc. 6 avril 2022 n°20-22.055). A bon entendeur …

Règles congés payés #5 : Un salarié à temps partiel a les mêmes droits à congé qu’un salarié à temps plein

L’acquisition des jours de congés est identique quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. La règlementation n’opère aucune distinction entre les salariés à temps partiel ou à temps complet.

Les salariés à temps partiels bénéficient des mêmes droits à congé que les salariés à temps complet. Cette règle de non-proratisation a d’ailleurs clairement été rappelée par les juges de la Cour de cassation (Cass. soc. 4 juin 1987 n°84-41.754). L’horaire de travail pratiqué chaque semaine ou sa répartition entre les différents jours de la semaine demeure sans incidence sur les droits des salariés en matière de congés payés.

Ils ont tous les deux droits à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif, et non 1,5 jour lorsque le salarié ne travaille que 3 jours par semaine (2,5 x 3/5)

Comment décompter le nombre de jours de congés ?

Comme pour les salariés à temps plein, le premier jour décompté de la période de congé est le premier jour où le salarié aurait dû travailler, mais doivent ensuite également être considérés comme jours de congés tous les jours ouvrables compris dans la période d’absence, même s’il s’agit de jours habituellement non travaillés par le salarié du fait de son horaire à temps partiel.

En cas de décompte en jours ouvré dans l’entreprise, ce dernier ne peut se faire au profit des salariés à temps partiel que sur les jours habituellement ouvrés dans l’établissement, et non sur les seuls jours ouvrés qui auraient dû être travaillés par le salarié concerné si celui-ci avait été présent (Cass. soc. 9 mai 2016 n°04-46.011).

Illustration :

Virgile travaille à temps partiel 30 heures par semaine, 5 jours par semaine (6 heures de travail par jour). Lorsqu’il s’absente du vendredi soir au lundi matin de la semaine suivante, il pose 5 jours ouvrés de congés payés.

Olivia travaille à temps partiel 28 heures par semaine, 4 jours par semaine (le vendredi est son jour de repos). Lorsqu’elle s’absente du mardi soir au lundi matin de la semaine suivante, elle pose 3 jours ouvrés de congés payés. En jours ouvrables, cela correspond à 4 jours ouvrables. On décompte les jours ou le salarié aurait dû travailler en fonction de son horaire de travail, mais aussi les autres jours, qui, bien que non travaillés par le salarié sont des jours ouvrés/ouvrables dans l’entreprise.


[1] Seuls les salariés en situation de contraintes géographiques ou partageant le foyer de personne handicapée ou en perte d’autonomie peuvent prendre 30 jours ouvrables consécutifs

externalisez la paie avec unit rh

Vous aimerez aussi

Actualités

La sévérité de la mise en place de la convention de forfait jours

La sévérité de la mise en place de la convention de forfait jours

La convention de forfait jours La convention de forfait jours est un contrat individualisé impérativement écrit qui régit les modalités de temps de travail du salarié décompté en jours et non en heures. L’accord du salarié est obligatoire et sa signature doit être...

Guides

Le Guide des Procédures de fin de contrat

Le Guide des Procédures de fin de contrat

Respect de la procédure de licenciement, de démission ou de rupture conventionnelle, calcul des délais à observer, du montant des indemnités de fin de contrat à verser, sans oublier la liste des documents à remettre au collaborateur au moment de son départ. Notre...

Fiches pratiques

Offboarding : Checklist de sortie d’un collaborateur

Offboarding : Checklist de sortie d’un collaborateur

Sortie d'un collaborateur : Votre checklist d'Offboarding Notre check list du départ du salarié vous accompagne à travers les démarches liées à la rupture du contrat de travail. Vous adoptez les réflexes d’une sortie de l’entreprise réussie.  L'offboarding est le...

Économisez des heures de recherches et restez à la pointe des dernières actualités !

En vous abonnant à notre Newsletter, vous prenez connaissance et acceptez notre Politique de confidentialité.

Vous vous êtes abonné avec succès !