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Indemnité de congés payés : Top 5 des questions de RH

27/01/22

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Nous avons sélectionné dans cet article les réponses aux 5 Questions RH et problématiques les plus régulièrement posées par les services de Ressources Humaines à nos équipes sur le thème de l’indemnité de congés payés.

Au programme de cette compilation : Savoir imposer les dates de départ en congés en entreprise et en modifier l’ordre, comprendre les impacts de l’activité partielle sur les congés, être à l’aise avec le décompte des jours de congés des salariés à temps partiel et, enfin, maitriser la problématique des jours de fractionnement.

guide congés payés

Top 1 : Comment calculer l’indemnité de congés payés de salarié à temps partiel ou aménagé ?

Les salariés à temps partiels et les salariés à temps plein aménagés bénéficient des mêmes droits à congé que les salariés à temps complet. Tous les salariés ont droit à 5 semaines de congés à l’année, c’est-à-dire 30 jours ouvrables de congés, ou 25 jours ouvrés selon le mode de décompte de l’entreprise.

Le décompte du nombre de jours de congés pris se fait pour l’ensemble des salariés de la manière suivante :

  • Le premier jour décompté est le premier jour où le salarié aurait dû travailler,
  • Sont décomptés comme jours de congés tous les jours compris dans la période d’absence. Même s’il s’agit de jours habituellement non travaillés par le salarié (jours de repos), jusqu’à la reprise.

À lire aussi : Calculer les congés payés : La méthode pour calculer l’indemnité de congés payés

Illustrations

Temps plein – Décompte en jours ouvrables

Olivia travaille à temps plein, 5 jours par semaine, du lundi au vendredi. Elle s’absente pour congés payés du vendredi au vendredi suivant inclus. Le lundi étant un jour férié chômé, l’entreprise le paye.

Son 1er jour d’absence est le vendredi. Le jour ouvrable qui précède la reprise du travail est le samedi suivant. Il faut donc décompter 7 jours ouvrables.

questions rh jours ouvrables

Temps plein – Décompte en jours ouvrés

Olivia travaille à temps plein, 5 jours par semaine, du lundi au vendredi. L’entreprise paye le lundi étant un jour férié chômé. Elle est absente pour congés payés du vendredi au vendredi suivant inclus. Son 1er jour d’absence est le vendredi. Le jour ouvré qui précède la reprise du travail est le vendredi suivant. Il faut donc décompter 5 jours ouvrés.

jours ouvrés

Temps plein aménagé – Décompte en jours ouvrables

Olivia, travaille à temps plein, 4 jours par semaine, les lundis (10H), mardi (10H), jeudi (8H) et vendredi (7H). Elle s’absente pour congés une semaine, du lundi au vendredi. Son 1er jour d’absence est le lundi. Le jour ouvrable qui précède la reprise du travail est le samedi. Elle prend donc 6 jours ouvrables de congé. Tous les jours de la semaine sont décomptés, y compris le mercredi, jour habituellement non travaillé par Olivia.

congés payés jours ouvrables

Temps partiel – Décompte en jours ouvrés

Virgile, travaille à temps partiel, 2 jours et demi par semaine, les lundi (8H), mardi (6H) et mercredi matin (4H). Il s’absente pour congés du mercredi après-midi au mercredi matin suivant. Son 1er jour d’absence est le lundi. Le jour ouvré qui précède la reprise du travail est le mardi. Il prend 2 jours ouvrés de congé.

congés payés

Top 2 : Peut-on imposer à ses salariés l’ordre des départs en congés payés ?

La réponse à la question est : Oui, l’employeur peut imposer à ses salariés l’ordre des départs en congés payés.

1ère étape : Déterminer la période de prise des congés

Avant toute chose, et avant de pouvoir déterminer l’ordre des départs en congés, il convient de connaître la période pendant laquelle les salariés peuvent demander à prendre leurs congés.

Cette période de prise des congés peut être fixée par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par convention ou accord de branche. En l’absence de conventions ou d’accords, c’est à l’employeur qu’il convient de déterminer la période de prise des congés, après avis du CSE.

La période de prise des congés payés peut s’étendre ou non sur toute l’année. Cette période comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Cette disposition est d’ordre public, cela signifie que l’employeur ne peut pas y déroger, même par accord.

Ensuite, déterminer l’ordre des départs en congés

Une fois la période des congés déterminée, il convient de déterminer l’ordre des départs en congés.

Un accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut une convention ou un accord de branche fixe l’ordre des départs en congés.

Toutefois en l’absence de stipulations dans un accord ou une convention, l’employeur peut fixer librement l’ordre de départ en congés de ses salariés. Il doit dans ce cas prendre l’avis du CSE.

L’employeur doit alors tenir compte d’un certain nombre de critères :

  • La situation familiale du salarié, et notamment des possibilités de congé de son conjoint, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. A cet égard, il est important de rappeler que des salariés mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané ;
  • L’ancienneté du salarié ;
  • L’activité exercée par un salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.

Enfin, communiquer l’ordre des départs en congés aux salariés

L’employeur doit communiquer l’ordre des départs en congés par tout moyen à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ en congés payés (Code du travail, art. D. 3141-6).

À lire aussi : Dates de départ en congés payés : l’employeur peut-il imposer à ses salariés l’ordre des départs ?

Top 3 : Indemnité congés payés : Peut-on modifier les dates de congés payés de ses salariés ?

La réponse à la question est : Oui, il est possible de modifier l’ordre et les dates de départs.

Pour toute modification éventuelle des dates de congés, il est important d’informer le salarié par écrit. En cas de conflit, les juges apprécient au cas par cas les circonstances exceptionnelles.

Modifier les congés payés en présence de dispositions conventionnelles

Il convient avant tout de vérifier si un accord d’entreprise, ou à défaut votre convention collective prévoit des dispositions particulières en cas de modification des dates de départ.

Si tel est le cas, vous appliquerez les dispositions de l’accord qui doit fixer les délais à respecter en cas de modification des dates des départs.

Modifier les congés payés en l’absence de disposition conventionnelle

En l’absence de dispositions conventionnelles, le délai à respecter est d’un mois avant le départ en congés (Code du travail, art. L. 3141-16).

La date qui informe le salarié du report est la date à prendre en compte. En effet, il ne s’agit pas de celle où est envoyée la lettre recommandée avec accusé de réception.

Circonstances exceptionnelles

Le délai légal d’un mois peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles, telles que des difficultés économiques ou des raisons impératives particulièrement contraignantes (par exemple, des commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et/ou des emplois, remplacement d’un salarié décédé, etc…)

Le salarié devra être dédommagé des frais occasionnés par ce changement (prime, un ou plusieurs jours de congé supplémentaires, remboursement des frais déjà engagés, etc…)

Et si le salarié refuse le changement de dates ?

Le salarié qui refuse de reporter ses congés payés commet une faute sanctionnable. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances devront alors être pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié.

Pour en savoir plus sur les congés payés, consultez notre article : Congés payés : Organisez les vacances de vos salariés

Top 4 : L’Activité Partielle impacte-t-elle le droit à l’indemnité de congés payés ?

Pour rappel, l’activité partielle est un outil de prévention des licenciements économiques qui permet de maintenir les salariés dans l’emploi lorsque l’entreprise fait face à des difficultés économiques conjoncturelles.

L’employeur procède ainsi soit à une réduction de la durée habituelle de temps de travail de l’établissement, soit à une fermeture temporaire de tout ou partie de l’établissement.

Pendant ces périodes d’activité partielle, le contrat de travail du salarié se trouve suspendu. Pour autant, le salarié conserve certains droits, celui a l’indemnité congés payés notamment.

Le temps de travail effectif assimile la totalité des heures chômées au titre de l’activité partielle pour l’acquisition des droits à congés payés nous indique l’article R. 5122-11 du Code du travail.

La réponse à la question est : Non, l’activité partielle n’a aucun impact sur le nombre de jours de congés acquis par le salarié.

Le nombre de jours de congés payés acquis ne pourra pas réduire en raison de l’activité partielle. Il n’y a donc aucune perte de jours de congé pour le salarié concerné.

Si l’activité partielle entraine malgré tout une perte de rémunération, elle n’a toutefois aucun impact sur le salaire de référence de l’indemnité congés payés. En effet, l’indemnité d’activité partielle n’intègre pas le salaire de référence, qui doit, au contraire, tenir compte des salaires fictifs qui auraient été perçus par le salarié s’il n’avait pas été placé en activité partielle (CJUE, 13 décembre 2018, aff. 385/17).

À lire aussi : L’Activité Partielle impacte-t-elle le droit aux congés payés ?

Illustration 

L’employeur rémunère Olivia 2 000 € par mois. Il la place en activité partielle du 1er janvier au 31 mai, ce qui entraine une suspension de son contrat de travail avec une perte partielle de rémunération.

Au 1er juin, elle a acquis ses 5 semaines de congés payés ; l’activité partielle est une absence assimilée à du temps de travail effectif pour l’acquisition des congés et n’emporte aucune perte de droit.

Sa base 10ème s’élève à 2 400 € [(2 000 x 12) / 10]. On retient comme salaire de référence une rémunération fictive, non impactée par l’activité partielle. 

Top 5 : Comment calculer les jours supplémentaires pour fractionnement ? ET, est-il possible d’y renoncer ?

Sous conditions, et sauf stipulation contraire d’une convention ou d’un accord collectif, le salarié peut bénéficier de jours de congés supplémentaires appelés « jours de fractionnement ».

C’est le cas du salarié qui a fractionné son congé principal. Ses 4 semaines consécutives au plus, n’ont pas été prises dans leur intégralité au cours de la période légale de prise du congé, c’est-à-dire du 1er mai au 31 octobre. Le salarié a pris en plusieurs fois son congé principal.

Le nombre de jours supplémentaires de congés dépendra du nombre de jours de congé principal pris en dehors de la période légale, c’est-à-dire au cours de la période allant du 1er novembre au 30 avril (articles L. 3141-17 à 23 du Code du travail).

NB : La 5ème semaine de congés payés est toujours exclue du calcul du fractionnement.

Quelle condition remplir ?

Le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables de congés en continu sur la période du 1er mai au 31 octobre.

Combien de jours de fractionnement sont générés ?

Le nombre de jours ouvrables supplémentaires de congés dépendra du nombre de jours de congé principal pris en dehors de la période légale.

  • Le salarié prend entre 3 et 5 jours ouvrables de congés sur la période du 1er novembre au 30 avril : il acquiert un jour de fractionnement,
  • Le salarié prend 6 jours ouvrables minimum de congés sur la période du 1er novembre au 30 avril : il acquiert deux jours de fractionnement.

La réponse à la question est : OUI. Il est possible de renoncer aux jours de fractionnement en entreprise. La condition est de recueillir un accord individuel exprès du salarié. Par exemple, un formulaire de demande de congés mentionnant que leur fractionnement vaut renonciation.

Téléchargez notre modèle de renonciation des jours de fractionnement

La renonciation peut également être collective, lorsqu’elle résulte d’un accord d’entreprise ou d’établissement ou encore d’une convention collective. 

Attention, il n’est pas possible de renoncer par avance aux congés de fractionnement. Une clause contractuelle en ce sens insérée au contrat de travail ne serait pas valide (cass. soc. 5 mai 2021 n°20-14.390).

Quelle condition remplir ?

Virgile a acquis 30 jours ouvrables de congés payés (5 semaines) au 1er juin. En août, il prend 18 jours ouvrables consécutifs de congés. En décembre, il prend 12 jours ouvrables consécutifs de congés (dont 6 jours de la 5ème semaine de congé). Il a donc acquit 2 jours ouvrables de congés supplémentaires.

Olivia est arrivée en fin d’année et a acquis 15 jours ouvrables de congés payés au 1er juin. En avril, elle avait pris 3 jours par anticipation. En juillet, elle solde en prenant 12 jours ouvrables consécutifs de congés. Elle a donc acquit 1 jour ouvrable de congé supplémentaire.

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