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Gestion de la Paie en entreprise : Ce qu’il faut savoir 

22/07/22

Soyez la première personne autour de vous à en parler, partagez !

La gestion de la paie est un élément essentiel dans une relation employeur-employé. Gérer la paie au sein d’une entreprise consiste à rémunérer un employé pour un travail effectué sur une période donnée.

Se trouvant au cœur de la gestion administrative du personnel, la gestion de la Paie est un sujet plus complexe qu’il en a l’air. Il est donc important de confier cette gestion à une personne ou une entité capable de maîtriser un processus technique ainsi que des données particulièrement sensibles.

guide congés payés

La fin du processus de Paie est marquée par la déclaration et le paiement des charges et par l’intégration en comptabilité du côté de l’employeur.

Pour le salarié, la finalité de la paie est la réception de sa fiche de paie.

Celle-ci doit faire apparaître l’ensemble des mentions légales et conventionnelles (Congés payés, Mutuelle, Cotisations sociales, Impôts sur le revenu…)

Quels sont les enjeux de la Paie ? Comment l’appréhender en entreprise ? Préférer une gestion interne ou externalisée ? Quels sont les outils à utiliser ? Unit RH vous dit tout ! 

Gestion paie en entreprise : Quels sont les enjeux ?

Optimiser la gestion de la Paie en entreprise permet d’éviter de nombreux désagréments, mais aussi d’anticiper la croissance ! 

Préserver le climat social de l’entreprise

En effet, étant en permanence soumise à des évolutions réglementaires et/ou à un cadre conventionnel, une gestion de la paie bien maîtrisée permet à l’employeur de préserver un climat social sain.

Cela implique notamment d’assurer une veille légale et conventionnelle afin de garantir la conformité des paies à chaque fin de période.

Il est primordial d’établir des paies justes et dans les délais, afin d’éviter des pénalités comme : 

  • des sanctions financières, administratives et même pénales en cas de contrôle URSSAF ,
  • un litige prud’homal en cas de conflit avec un employé ;
  • une perte accrue de temps en cas de correction rétroactive.

Optimisation de la masse salariale 

Eh oui ! Optimiser la gestion de la paie, c’est aussi optimiser sa masse salariale ! 

Comment ? 

  • En effectuant une veille sur l’actualité sociale. Cela permet notamment d’estimer facilement le coût d’un recrutement ou encore des aides à l’embauche disponibles ;
  • En maîtrisant l’ensemble des indicateurs sociaux (absentéisme, turn-over, masse salariale, QTV, etc.).

La Gestion de la Paie Externalisée

Externaliser sa paie c’est passer par une société tierce pour qu’elle s’occupe du traitement de la paie de votre entreprise. 

Parmi les missions confiées au prestataire de paie, on peut identifier : 

  • L’entrée et/ou la sortie d’un collaborateur (contrat de travail, DPAE, onboarding, solde de tout compte…)
  • L’import ou la saisie des variables de paie (depuis un tableau Excel ou un SIRH)
  • Le calcul et contrôle des bulletins de paie
  • La génération et le dépôt des DSN et autres déclaratifs (arrêts de travail, médecine du travail…)
  • La mise à disposition de tableaux de bord RH et suivi de masse salariale
  • Du conseil en Droit Social

Externalisation Paie, quels avantages ?

  • Gagner du temps
  • La réduction les coûts
  • Bénéficier de la meilleure expertise
  • Se décharger de la responsabilité légale de la gestion de la paie

Attention, il est néanmoins très important de bien réfléchir avant d’externaliser la paie !

Vous souhaitez en savoir plus sur l’externalisation de la Paie ? Consultez notre article : Externalisation de la Paie : La solution idéale ?

La Gestion de la Paie Internalisée

Contrairement à l’externalisation, ce mode de gestion consiste à garder la main sur l’ensemble du processus de paie. 

Pour ce faire, il est primordial que l’entreprise dispose d’un gestionnaire de paie en interne capable de réaliser l’ensemble des tâches liées à la paie : collecte des informations, DSN, établissement des bulletins, veille sociale et légales… 

Attention ! La paie est un métier à part entière qui demande une réelle formation. C’est dans les entreprises ou la paie est gérée par un cœur de métier différent que le risque est plus grand. En tant que prestataire de paie, nous constatons que ce type de dossier demande un temps d’audit plus important.

C’est le cas dans votre entreprise ? N’hésitez pas à faire auditer votre paie par un professionnel !

De plus, de manière générale, cette méthode de gestion implique l’acquisition d’un logiciel de paie. Celui-ci permet au gestionnaire d’éditer ses fiches de paie mais aussi d’automatiser certaines tâches quotidiennes.

Paie internalisée, quels inconvénients ?

  • Le coût : investissements humain et logiciel
  • La formation : Gérer la paie en interne implique la maîtrise globale du sujet paie au sein de l’organisation. 

Formation Gestionnaire de Paie : Ce qu’il faut savoir

Le rôle du Gestionnaire de paie est d’assurer le suivi, l’analyse et le traitement des informations sociales collectées afin de réaliser la Paie de l’entreprise. Il contrôle la fiabilité des informations qu’il récupère. 

Le gestionnaire de Paie est en veille constante sur les évolutions de la législation et des conventions collectives.

Une fois diplômé, le gestionnaire de paie doit être en mesure de :

  • Assurer une veille technique sur les évolutions réglementaires et la jurisprudence
  • Assurer la gestion et l’administration du personnel au quotidien
  • Réaliser la paie et établir les déclarations sociales
  • Jouer un rôle d’information et de conseil au sein de l’entreprise ou à l’externe
  • Gérer la relation avec les organismes sociaux (URSSAF, CPAM, caisses de retraite, médecine du travail, inspection du travail…)
  • Elaborer les outils d’aide à la décision (bilan social, tableaux de bord sociaux)

Quels outils pour la Gestion de la Paie ? 

Le logiciel de Paie

Comme nous avons pu le voir précédemment, un logiciel de paie s’adresse globalement aux entreprises assurant la gestion de la paie en interne. Il est tout de même possible qu’une entreprise ayant fait appel à un prestataire pour une externalisation de la Paie veuille que son processus de paie soit réalisé sur un logiciel de paie en particulier. 

Dans ce cas, le prestataire possède son logiciel de paie et la mission de l’entreprise se limite à lui communiquer les éléments permettant d’établir les bulletins.

Le logiciel de paie est un élément central de l’organisation d’une entreprise. Celui-ci permet d’automatiser certains processus, de centraliser et synthétiser l’ensemble des données.

Un bon logiciel de paie offre un gain de temps à l’entreprise qui l’utilise ainsi qu’une fiabilité plus importante.

Que peut-on faire avec un logiciel de paie ? 

  • Créer et gérer les fiches salariés ;
  • Établir et éditer les bulletins de paie des salariés ;
  • Générer des documents (livre de paie, état des charges sociales, fiches individuelles des salariés, attestations Assedic, certificat de travail, etc.) ;
  • Procéder aux déclarations de charges sociales ;
  • Intégrer les écritures de paie en comptabilité ;
  • Procéder au règlement des salaires et des charges sociales.

Bien choisir son logiciel de paie 

Avant d’acquérir le premier logiciel de paie venu, l’entreprise doit faire le point sur l’ensemble de ses besoins (fonctionnalités, volume de données, matériel déjà possédé…).

Les éléments déterminant pour faire le bon choix : 

  • Fréquence de Mise à jour du logiciel de paie
  • Personnalisation du logiciel de paie
  • Ergonomie du logiciel de paie
  • Possibilités d’intégration dans la comptabilité
  • Protection des données

SIRH : Système d’Information Ressources Humaines

Le SIRH couvre l’ensemble des processus de gestion de la Direction des Ressources Humaines d’une société.

C’est un système gérant un ensemble de données permettant notamment d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des RH et d’en assurer un suivi.

On peut regrouper les fonctionnalités d’un SIRH en 4 catégories :

  • La plus importante ici : La préparation de la paie : le logiciel permet de collecter l’ensemble des données (heures supplémentaires, primes, absences, congés…) afin d’envoyer directement les éléments dans le logiciel de paie.
  • La gestion des congés, des absences et du temps de travail  : Les salariés disposent directement d’un espace dédié, leurs actions sont ensuite validées par un manager. 
  • La gestion administrative du personnel : contrats de travail, visites médicales, notes de frais etc. La gestion des dossiers administratifs y est plus que simplifiée.
  • La gestion de l’humain : on y retrouve des modules de recrutement, de gestion des talents, de formation… L’objectif est de simplifier la gestion des données liées à la carrière des collaborateurs.

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