L’externalisation de la paie gagne en popularité alors que les entreprises s’efforcent de répondre aux exigences d’une législation en constante évolution et d’une réglementation croissante.
Les avantages de la paie externalisée sont clairs : amélioration de l’efficacité, réduction des coûts et accès à une expertise spécialisée.
Cependant, il existe également quelques limites qui doivent être prises en compte avant de prendre cette décision.
Dans cet article, nous allons explorer les différents avantages, limites et moyens de réussir à externaliser la paie.
Qu’est-ce que l’Externalisation de la Paie ?
L’externalisation de la paie consiste à engager une société tierce pour s’occuper de tout ou partie du traitement de la paie de votre organisation. Prestataire de paie, société d’externalisation de la paie ou cabinet paie, de nombreux termes utilisés pour désigner un acteur spécialisé.
Plusieurs missions concernant le traitement de la paie peuvent faire partie de cette sous-traitance paie :
- L’entrée d’un collaborateur (contrat de travail, DPAE, onboarding…)
- Import ou saisie des variables de paie (depuis un tableau Excel ou un SIRH)
- Calcul et contrôle des bulletins de paie
- Génération et dépôt des DSN et autres déclaratifs (arrêts de travail, médecine du travail…)
- Mise à disposition de tableaux de bord RH et suivi de masse salariale
- Procédures de sortie des collaborateurs (solde de tout compte, attestation pôle emploi, départ à la retraite…)
- Conseil en Droit Social
Pourquoi recourir à l’Externalisation de la Paie ?
L’externalisation de la paie est devenue une question stratégique pour les entreprises.
Les principales raisons pour lesquelles une entreprise décide d’externaliser sa paie sont les suivantes :
Pour gagner du temps (beaucoup de temps)
Administration du personnel, formation, recrutement, gestion des compétences, entretiens annuels… La liste des missions d’un service RH est longue !
La paie est une mission obligatoire et sensible, mais elle ne sert pas le développement de votre société ou le bien-être de vos collaborateurs. Externaliser la paie, c’est consacrer votre temps à répondre à ces enjeux.
Pour réduire les coûts
En externalisant, il est possible de bénéficier d’économies d’échelle et d‘optimiser les ressources internes. Un cabinet d’externalisation de la paie mutualise les coûts liés à la gestion des fiches de paie :
La formation des gestionnaires de paie est un travail régulier. La législation évolue constamment, de nouvelles obligations émergent, et les logiciels se modernisent. Un cabinet de paie employant de nombreux gestionnaires mutualise ces frais.
Les logiciels de paie ont un coût, et plus vous réalisez de fiches de paie, plus le coût par bulletin de paie diminue. Une société d’externalisation de la paie réalisant plusieurs milliers de bulletins par mois payera bien moins qu’une société produisant ses propres bulletins. On appelle cela une économie d’échelle.
Le recrutement d’un(e) gestionnaire de paie, ou d’un(e) Responsable RH expert en paie est long, fastidieux et onéreux. Le marché étant très tendu, il n’est pas aisé de recruter un profil compétent sans être accompagné. Tout cela a un coût élevé.
En outre, de nombreux prestataires de paie proposent diverses options de tarification qui peuvent être personnalisées. Vous pouvez donc trouver une solution adaptée à votre budget et répondant à vos besoins.
Chez Unit RH par exemple, vous n’avez que 2 lignes de facturation chaque mois : le prix au bulletin et l’abonnement. Pas de facturation pour l’entrée ou la sortie d’un collaborateur, pour la DSN, ou encore pour la remise de vos bulletins. Ce mode de facturation convient très bien aux sociétés en développement ou soucieuses d’anticiper le budget en amont.
Pour bénéficier de la meilleure expertise
La Paie est un métier d’expert. Il est important de le rappeler, la gestion de la paie n’est pas uniquement une mission administrative. C’est un mélange entre droit social, droit du travail, RH et finance. Cela demande à la fois de l’expérience et des compétences larges.
En choisissant l’externalisation de la paie, vous avez accès aux dernières technologies et aux meilleures pratiques en matière de traitement de la paie. Cela peut contribuer à garantir que votre paie est traitée avec précision et en conformité avec toutes les lois applicables.
En outre, un prestataire de services expérimenté sera en mesure de vous conseiller sur les moyens d’améliorer l’efficacité et de réduire les coûts au sein du service de paie de votre organisation.
Pour externaliser la responsabilité de la gestion de la paie
En externalisant votre paie, vous limitez les risques inhérents à cette mission sensible.
Si une erreur survient dans le calcul des bulletins de paie, par exemple, c’est le prestataire qui sera tenu pour responsable. En cas de litige, l’entreprise pourra pointer du doigt son prestataire et prouver qu’elle a pris toutes les précautions nécessaires.
L’externalisation de la paie est donc une solution intéressante pour les entreprises qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier et limiter les risques inhérents à la gestion de la paie. Toutefois, il est important de choisir un cabinet de paie avec lequel vous pourrez établir une relation de confiance. Voici quelques conseils pour choisir le bon partenaire :
Assurez-vous que votre prestataire de paie est bien responsable contractuellement de vos bulletins de paie.
Obtenez un justificatif d’assurance professionnel prouvant la bonne prise en charge en cas de litige
Demandez des références d’autres entreprises de votre secteur qui ont utilisé les services du prestataire de paie que vous envisagez.
Pourquoi bien réfléchir avant d’externaliser la paie
Bien que les avantages liés à l’externalisation de la paie soient très nombreux, il est important d’évaluer les limites associées.
Une perte de compétence
Il est évident que recourir à un prestataire spécialisé remplace une compétence interne à l’entreprise. L’entreprise doit donc remplacer cette compétence par une autre à plus forte valeur ajoutée afin de rentabiliser ce changement.
Ne plus avoir la main sur les délais
L’entreprise n’est plus maîtresse de ses délais et peut être pénalisée financièrement si le prestataire ne respecte pas ses engagements. Pour éviter ces déboires avec nos clients, nous préparons un calendrier de paie avec nos clients.
Ce dernier doit partir de votre date de virement, et remonter étape par étape. Cela vous permettra de définir la date d’envoi des variables optimale.
Vous n’êtes jamais trop prudent : prévoyez un jour de sécurité entre la date de virement réelle et la date prédictive. Beaucoup d’aléas peuvent influer votre processus de paie, internes ou externes à votre entreprise.
Une perte d’information
En ajoutant un intermédiaire supplémentaire au traitement de la paie, vous augmentez naturellement les chances de perdre une information en route. Afin d’éviter cela, définissez des canaux de communications et tenez-vous-en.
Chez Unit RH, nous en possédons 3 :
- Les e-mails, pour tracer les demandes clients ;
- Le téléphone, pour débattre d’un sujet précis. Chaque appel aboutissant à une tâche à réaliser pour le gestionnaire de paie doit faire l’objet d’un e-mail afin de tracer la demande ;
- Notre serveur de partage de documents sécurisé, afin d’échanger des fichiers de manière optimale.
Subir le turn-over du sous-traitant
Votre gestionnaire de paie, bien qu’externe à votre entreprise, est souvent perçu comme un collègue à distance (rien de plus commun depuis l’élargissement du télétravail et du full remote !). Et nous savons bien à quel point il est triste de perdre un collègue que nous aimons, et avec qui nous travaillons quasi-quotidiennement depuis plusieurs années. Lorsque vous externalisez la paie, vous n’avez plus la main sur le turnover de votre gestionnaire de paie.
Afin de limiter le turnover au maximum, nous apportons des conditions de travail optimale à nos gestionnaires de paie :
- Portefeuilles de paie intelligents : chaque gestionnaire de paie a des dossiers lissés tout au long du mois afin de ne pas recevoir les paies de plusieurs clients en même temps ;
- Portefeuilles réduits : un nombre de bulletins à traiter inférieur à la moyenne du marché. Cela permet une grande réactivité, et donc des délais de réponses courts. Cela permet aussi de prendre le temps d’approfondir les demandes, et d’apporter la meilleure réponse possible.
- Conditions de travail agréables : un management horizontal, une équipe juridique à disposition ainsi qu’une grande entraide entre nos collaborateurs. Cette culture du partage et de l’entraide est très ancrée chez Unit RH.
Perdre en crédibilité lors des demandes des salariés
Directement lié à notre première limite évoquée plus haut, la perte de compétence peut amener une perte de crédibilité du service RH auprès des autres collaborateurs. En effet, pour répondre à la question d’un salarié, vous devrez à votre tour interroger votre cabinet de paie.
Comment éviter cela ?
En ayant une attitude proactive. Lorsque nos clients rencontrent une situation inédite, nous les informons préalablement des tenants et aboutissants. De cette manière, lorsqu’un collaborateur viendra taper à la porte du service RH, ce dernier possèdera les connaissances nécessaires.
Vous externalisez déjà la Paie mais constatez une baisse de la qualité du service fourni ? Laissez nous vous aider à convaincre votre direction de changer de Prestataire de Paie !
Les étapes d’une externalisation de la paie réussie
« Avant toute autre chose, la préparation est la clé du succès »
Cela vaut également en paie ! Avant de produire vos fiches de paie, votre prestataire doit :
- Récupérer vos données ;
- Analyser vos bulletins de paie ;
- Paramétrer le logiciel de paie en fonction de vos règles ;
- Faire la recette du paramétrage.
- Etablir un calendrier de paie et définir une organisation au plus proche de vos habitudes.
Ces étapes sont primordiales afin de bâtir un socle solide pour la continuité de la prestation.
Il existe cependant plusieurs méthodes utilisées par les sociétés d’externalisation de la paie, et toutes ne se valent pas. Il est important que vous choisissiez une solution en accord avec vos méthodes de travail, et vos attentes.
A titre d’exemple, certaines sociétés réalisent un audit complet de vos paies, alors que d’autres se contentent d’importer vos historiques, sans analyser les potentielles erreurs.
D’autre part, dans certaines organisations vous devez remplir multitudes de fichiers Excel afin de faciliter l’intégration et l’audit des données par votre prestataire. D’autres au contraire traitent eux-mêmes vos fichiers, ce qui limite grandement votre implication dans le projet.
En conclusion, dois-je externaliser la paie ?
Chez Unit RH, nous proposons les 2 solutions : externalisation ou gestion interne.
Nous n’avons donc aucun intérêt à favoriser une méthode ou l’autre.
Cependant, l’externalisation de la paie offre de très nombreux avantages lorsqu’elle est confiée à un acteur de confiance. Mais attention, même en cas d’externalisation, gardez un œil sur la gestion de vos paies, et n’hésitez pas à échanger régulièrement avec votre prestataire pour garder le cap.
Vous souhaitez changer de prestataire de Paie ? Découvrez comment résilier un contrat de Prestation de service !
A propos d’Unit RH
Nous sommes une société d’externalisation de la paie pour PME et ETI en France.
Notre objectif : Remettre de l’Exigence dans la Paie.
Comment ? Grâce à la sélection de collaborateurs animés par l’expertise et la transparence. Deux valeurs clés afin de s’épanouir et construire des partenariats durables.
Nous avons construit depuis 2017 un Ecosystème complet autour de la Paie :
- Gestion externalisée
- SIRH connecté
- Accompagnement Juridique
Reprenez la main sur la Paie en rejoignant notre aventure !
