Cet article « Les documents et affichages obligatoires – Extrait de l’Act’Unit RH » est un extrait de la Newsletter parue le Vendredi 1er septembre 2024. Pour vous y inscrire, c’est juste ICI !
Les documents et affichages obligatoires en entreprise
En embauchant un collaborateur, un certain nombre d’obligations se déclenche et notamment la tenue de certains documents.
Les documents obligatoires
Le registre unique du personnel
La toute première obligation est celle de la tenue du registre unique du personnel.
Le Code du travail prévoit son établissement à l’article L.1221-13. Il est obligatoire dès l’embauche de ton premier salarié.
Ce registre est essentiel, car il permet d’y inscrire tous les mouvements de personnel : qui arrive, à quelle date, qui part, quel est le numéro de son titre de séjour, etc.
L’ensemble des mentions obligatoires est cité dans le Code du travail aux articles D.1221-23. On y retrouve par exemple : le nom, le prénom, la date de naissance, l’emploi, la qualification, la date d’entrée, le type de contrat.
Les informations inscrites dans le registre doivent y être inscrites de manière indélébile.
La législation impose un format papier, certaines entreprises disposent donc de grands cahiers retraçant l’ensemble des mouvements du personnel. Avec l’évolution des technologies, il est admis que le registre du personnel puisse être informatique, mais à condition que les garanties de contrôle soient les mêmes qu’avant.
Ce document doit être tenu à la disposition des autorités compétentes.
Le Document Unique d’Evaluation des Risques (DUERP)
Le deuxième document à établir dès l’embauche du premier salarié est le Document Unique d’Évaluation des Risques (DUERP) (article R.4121-1 du Code du travail).
Ce document a pour but de lister les risques qui peuvent être rencontrés par les collaborateurs.
En tant qu’employeur, il faut évaluer les risques présents au sein de la structure et qui seraient susceptibles de se réaliser. Il faut d’abord identifier le risque et dans un second temps l’analyser. Des actions de prévention doivent également y figurer.
Le DUERP doit être mis à jour annuellement pour les entreprises dont l’effectif est d’au moins 11 salariés ou dès qu’une action a une influence sur celui-ci. Il s’agit d’une obligation (article R.4121-2 du Code du travail).
Il n’est pas évident d’établir ce document, surtout quand on démarre son activité.
L’Assurance Maladie et l’INRS ont donc mis en place un outil te permettant d’établir le DUERP, en cliquant ICI.
Les autres registres obligatoires
D’autres registres obligatoires existent. Brièvement, il est possible de citer :
- Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement (Articles D.4132-1 et suivants) : il recueille les alertes des élus et des salariés qui constatent ou estiment qu’il existe un risque grave pour la santé publique ou l’environnement,
- le registre des questions du CSE qui répertorie l’ensemble des questions des élus et les réponses que l’employeur apporte. (Obligatoire dans les entreprises de moins de 50 salariés)
Les affichages obligatoires
La question des affichages est également dense. Et, comme pour les documents, les obligations d’affichages ne sont pas les mêmes en fonction de l’effectif.
La notion d’affichage obligatoire a évolué avec son temps.
Ainsi, lorsqu’on entend parler d’affichage “par tout moyen”, il est possible d’afficher par des moyens traditionnels l’information (Scotch®, Patafix®, punaise, mais également via les nouvelles technologies de diffusion (intranet, email, espace RH dédié, etc.)
En affichage “classique”, on retrouve les coordonnées de :
- l’inspection du travail
- du médecin du travail
- du service d’accueil téléphonique chargé de la prévention et la lutte contre les discriminations
- des services de secours d’urgence
On y retrouve toutes les interdictions, le fameux DUERP, les consignes de sécurité, d’incendie et d’avertissement des zones de danger les informations relatives à la durée du travail comme les horaires collectifs.
Très souvent, tout est concentré sur un seul panneau.
Par tout moyen, l’entreprise doit mettre à disposition un exemplaire de la convention collective appliquée, les textes relatifs aux harcèlements moral et sexuel, ainsi que les coordonnées du Défenseur des droits, etc.
Ces listes ne sont pas exhaustives et sont disponibles sur le site du service public juste ICI. N’hésitez pas à le consulter régulièrement. Les obligations évoluent tout le temps.
Les risques à défaut de documents et affichages
Ces documents et affichages sont obligatoires.
Leur absence peut donc être sanctionnée, tout comme le fait qu’il soit incomplet ou inexact.
À titre d’exemple, voici quelques-unes des sanctions encourues en fonction du document :
- L’absence de registre du personnel est punie d’une amende de 750€ pour chaque salarié concerné par le manquement. La même sanction est encourue si le registre du personnel n’est pas correctement tenu.
- Du côté du DUERP, l’amende est beaucoup plus sévère ! L’amende encourue pour défaut de DUERP à jour est d’un montant de 1500€, amende doublée en cas de récidive.
- L’absence du registre des questions du CSE est quant à elle sanctionnée par une amende de 7 500€ ! Pourquoi ? Parce que ce manquement constitue un délit d’entrave.
S’agissant des défauts d’affichages, les peines prévues par le Code du travail et le Code pénal peuvent aller de 450€ à 1500€ d’amende.
