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Départ en congés payés : sujet de discorde dans l’entreprise

1/06/22

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Votre entreprise reste ouverte pendant les périodes de congés payés des salariés. Et cela nécessite de vous organiser un peu au préalable pour anticiper les demandes des clients et fournisseurs en ces périodes de ressources humaines restreintes. S’il ne vous est pas toujours possible de remplacer vos collaborateurs absents, par l’embauche de collaborateurs à durée déterminée, maîtrisez leur départ en congés !

Ordonner les départs, constituer des binômes, limiter le nombre de jours ou d’absences simultanées et, bien sûr, favoriser le départ. Employeurs, vous avez un rôle à jouer !

guide congés payés

Départ en congés payés : L’employeur est responsable de la prise des congés : il doit pouvoir prouver sa bonne volonté

Afin d’unifier sa jurisprudence en la matière, la Cour de cassation a décidé que, sauf disposition contraire, il appartient désormais à l’employeur de prouver qu’il a bien mis le salarié en mesure d’effectuer sa prise de congés légaux ou conventionnels.

En principe, un salarié qui n’a pas pu prendre ses congés payés perd ses congés non pris et ne peut réclamer d’indemnité en compensation. Néanmoins, le salarié peut obtenir réparation s’il s’est trouvé dans l’impossibilité de prendre ses congés du fait de l’employeur.

La Cour de cassation considérait précédemment qu’il revenait au salarié d’établir la faute de l’employeur s’il n’avait pas pu prendre ses congés. Mais, sous l’influence du droit européen, la chambre sociale de la Cour de cassation a modifié sa jurisprudence s’agissant du congé légal principal de 4 semaines, garanti par la directive 2003/88/CE du 4 novembre 2003.

Elle a jugé qu’il appartenait désormais à l’employeur de justifier qu’il avait assuré au salarié la possibilité d’exercer son droit à congé.

Pour en savoir plus sur les congés payés, consultez notre article : Congés payés : Organisez les vacances de vos salariés

Prise de congés : La preuve à apporter sur le congé principal de 4 semaines

En cas de contestation d’un salarié déclarant avoir été dans l’impossibilité de prendre son congé principal, le juge doit s’assurer que l’employeur a assuré ces 2 obligations :

  • L’employeur doit informer les salariés de la période de prise de congés au moins deux mois avant l’ouverture de la période ;
  • Il doit également communiquer l’ordre des départs en congé à chaque salarié un mois avant son départ.

A défaut d’avoir respecté ces formalités, le juge considère que l’employeur n’a pas mis le salarié en mesure de prendre ses congés et le condamne à verser à l’intéressé des dommages et intérêts correspondant aux congés non pris.

Généralisation du régime de preuve à l’ensemble des types de congés

Le régime de preuve sur le congé principal de 4 semaines ne s’appliquait pas sur la 5ème semaine de congés ni sur les congés conventionnel. La coexistence de 2 régimes de preuve était source de difficultés pour le juge car il devait déterminer l’origine du congé non pris (congé principal ? 5e semaine ? congé conventionnel ?), alors que la loi ne permet pas de déterminer à quel titre les congés ont été pris.

Dans un souci de cohérence et de simplification, la Cour de cassation a infléchi, dans un premier temps, sa jurisprudence en appliquant à la 5e semaine de congés payés le régime de la preuve du congé principal (Cass. soc. 26-1-2017 n° 15-26.202 F-D : RJS 4/17 n° 270).

Par un arrêt du 21 septembre 2017, la chambre sociale unifie totalement sa jurisprudence et juge que, sauf dispositions contraires, la même règle de preuve s’applique aux congés d’origine légale ou conventionnelle.

Départ en congés : Imposer la prise de congés aux salariés

On ne sait pas toujours comment réagir face à un salarié qui ne demande pas à partir en congés. Toutes sortes de raisons peuvent être invoquées : accumulation de la charge de travail sur un service ou un collaborateur, isolement du collaborateur, surcroît exceptionnel d’activité, etc.

Employeurs, n’ignorez pas cette situation. Il vous appartient de prendre les mesures visant à assurer au salarié la possibilité d’exercer effectivement son droit à congé. En cas de contestation, il vous appartient à vous, employeurs, de justifier avoir accompli le nécessaire. Même le versement d’une indemnité compensatrice de congés payés en raison des congés non pris ne permettrait pas de justifier avoir satisfait à son obligation (cass. soc. 13 juin 2021 n°11-10.929).

Départ en congés payés : l’employeur peut-il imposer à ses salariés l’ordre des départs ?

La réponse est oui ! L’employeur peut imposer à ses salariés l’ordre des départs en congés payés.

Déterminer la période de départ en congés

Avant toute chose, et avant de pouvoir déterminer l’ordre des départs en congés, il convient de connaître la période pendant laquelle les salariés peuvent demander à prendre leurs congés.

Cette période de prise des congés peut être fixée par accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par convention ou accord de branche. En l’absence de conventions ou d’accords, c’est à l’employeur qu’il convient de déterminer la période de prise des congés, après avis du CSE.

La période de prise des congés payés peut s’étendre ou non sur toute l’année. Cette période comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (cette disposition est d’ordre public, cela signifie que l’employeur ne peut pas y déroger, même par accord).

Déterminer l’ordre des départs en congés

Une fois la période des congés déterminée, il convient de déterminer l’ordre des départs en congés.

L’ordre des départs en congés est en principe fixé par accord d’entreprise ou d’établissement ou à défaut par une convention ou un accord de branche.

Toutefois en l’absence de stipulations dans un accord ou une convention, l’employeur peut fixer librement l’ordre de départ en congés de ses salariés. Il doit dans ce cas prendre l’avis du CSE.

L’employeur doit alors tenir compte d’un certain nombre de critères :

  • la situation familiale du salarié, et notamment des possibilités de congé de son conjoint, ainsi que la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. A cet égard, il est important de rappeler que des salariés mariés ou pacsés travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané ;
  • l’ancienneté du salarié ;
  • l’activité exercée par un salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.

Communication de l’ordre des départs en congés aux salariés

L’ordre des départs en congés doit alors être communiqué par tout moyen à chaque salarié au moins 1 mois avant son départ en congés payés (Code du travail, art. D. 3141-6).

De même, l’employeur peut refuser les congés demandés par le salarié. Le refus ne devra, bien sûr, pas être abusif. Il devra par exemple être justifié par la continuité du service ou une forte activité dans l’entreprise, ou encore des circonstances exceptionnelles.

Le saviez-vous ?

L’employeur ne peut pas, en revanche, refuser la demande du salarié de prendre des jours d’absence pour événement familial (mariage ou pacs du salarié, naissance ou adoption d’un enfant, décès d’un proche du salarié, etc.).

L’employeur peut-il modifier les dates de congés de ses salariés ?

Oui, il est possible de modifier les dates de congés des salariés.

Pour toute modification éventuelle des dates de congés, il est important d’informer le salarié par écrit, pour des raisons de preuve. En cas de conflit, les circonstances exceptionnelles sont appréciées au cas par cas par les juges.

Modifier les dates de congés payés en présence de dispositions conventionnelles

Il convient avant tout de vérifier si un accord d’entreprise, ou à défaut votre convention collective prévoit des dispositions particulières en cas de modification des dates de départ.

Si tel est le cas, vous appliquerez les dispositions de l’accord qui doit fixer les délais à respecter en cas de modification des dates des départs.

Modifier les dates de congés payés en l’absence de disposition conventionnelle

En l’absence de dispositions conventionnelles, le délai à respecter est d’un mois avant le départ en congés (Code du travail, art. L. 3141-16).

La date à prendre en compte (un mois avant le départ) est celle à laquelle le salarié est informé du report de ses congés payés et non celle où est envoyée la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) l’informant de ce report.

Circonstances exceptionnelles

Ce délai légal d’un mois peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles telles que des difficultés économiques ou des raisons impératives particulièrement contraignantes (par exemple, des commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et/ou des emplois, remplacement d’un salarié décédé, etc…)

Le salarié devra être dédommagé des frais occasionnés par ce changement (prime, un ou de plusieurs jours de congé supplémentaires, remboursement des frais déjà engagés, etc…)

Et si le salarié refuse le changement de dates ?

Si le salarié refuse de reporter ses congés payés alors que les règles ont été respectées, il commet une faute qui pourra être sanctionnée. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances doivent être pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié.

​Pour organiser et faciliter la gestion des congés payés dans votre entreprise, contactez UNIT RH. Nous étudierons la possibilité de mettre en place une solution Paie & SIRH adaptée à vos besoins.

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