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Comment convaincre sa direction de changer de Prestataire de Paie ?

23/05/22

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Vous avez décidé d’externaliser la gestion de la Paie pour gagner en compétences et ainsi éviter les erreurs sur les bulletins de salaire, ou encore pour ne plus porter les risques éventuels de litiges. Excellente idée ! Travailler avec un nouveau prestataire de paie vous a permis de vous recentrer sur le bien être de vos collaborateurs et le développement de leurs compétences.

Chaque mois, en tant qu’interlocuteur direct du prestataire de paie, votre rôle est de réunir les éléments variables de paie : absences, congés payés, heures supps, primes, etc. 

Néanmoins, depuis plusieurs mois, vous constatez une baisse de la qualité du service fourni. Après mûre réflexion, vous avez décidé de chercher une alternative à votre cabinet actuel. Malheureusement, vous ne trouvez pas les mots pour convaincre votre direction. Nous connaissons cela par coeur, la majorité de nos clients est déjà passé par là. Nous avons listé pour vous les raisons les plus fréquentes de votre envie de changement ainsi que les principaux freins de votre hiérarchie. 

A la fin de cet article vous aurez : 

  • Une meilleure compréhension des freins de votre responsable
  • Une fiche pratique claire et détaillée illustrant les raisons pour lesquelles vous devez mener ce changement 

guide congés payés

Pourquoi votre prestataire de paie actuel ne vous convient plus ?

“Il y a de plus en plus d’erreurs sur les bulletins !”

Les éléments que vous envoyez à chaque fin de mois ont été mal saisis et des erreurs sont visibles sur les bulletins de paie de vos collaborateurs. Il est important de remédier rapidement à ce problème avant que la situation ne s’aggrave vers un litige entre un salarié et l’entreprise.

Vous avez déjà remonté le problème à votre gestionnaire de paie mais rien n’y fait, vous ne constatez aucune amélioration. Résultat : Vous êtes obligé de re-contrôler chaque bulletin, de refaire plusieurs versions. Cela vous fait perdre beaucoup de temps et rompt la confiance que vous aviez avec votre cabinet.

prestataire de paie baisse en qualité
Source : giphy.com

“La communication se dégrade” 

De nos jours, ce ne sont pas les moyens de communication qui manquent ! Et pourtant, vous avez de plus en plus de mal à joindre votre prestataire, à tel point que vous commencez à culpabiliser de le relancer aussi régulièrement.

“Mon gestionnaire manque de réactivité et les délais ne sont pas respectés”

L’objectif numéro 1 de votre partenaire : vous remettre les bulletins dans les temps pour verser les salaires le jour J. Depuis quelques temps, vous êtes obligé de faire des concessions sur les délais ou d’être très pressant afin de les tenir. Cela commence à créer une réelle tension avec les collaborateurs.

“L’entreprise manque de stabilité : Turnover des gestionnaires de Paie”

  • “Bonjour Julie, je vous appelle pour….”
  • “Excusez-moi de vous interrompre, moi c’est Isabelle, Julie à quitté l’entreprise la semaine dernière.“
  • “Ah mince, pouvez vous me passer Céline, elle avait aussi l’habitude de gérer mon dossier ?“
  • “Elle est partie aussi… Mais je peux vous passer Jérome, c’est un nouveau gestionnaire mais Céline a dû le briefer avant de partir !”

“La proactivité de mon gestionnaire n’est pas au rendez-vous”

Nous sommes le 2 mai et vous recevez une Newsletter RH que vous adorez (Comme celle-ci). Cette dernière vous rappelle que la DOETH est due pour la DSN de ce mois-ci. 

“- Ah oui c’est vrai ! Mais pourquoi est-ce que je l’apprend maintenant ? Pourquoi [Insérez le nom de votre prestataire] ne m’en a pas informé plus tôt ?!”

Quels sont les différents freins de votre direction à changer de prestataire de paie ?

Choisir d’externaliser la gestion de sa paie est un véritable choix stratégique pour votre entreprise. Elle va permettre à votre service des ressources humaines de se recentrer sur ses missions essentielles : la qualité de vie des collaborateurs, le développement de leurs compétences ou encore la mise en place d’actions de formations. Cela vous permet aussi d’éviter les risques liés à une gestion de la paie partiellement maîtrisée.

Néanmoins, malgré les arguments que vous apportez, votre manager n’est pas convaincue de l’intérêt d’un tel changement. Voici les principales raisons que vous ignorez peut-être.

changer de prestataire de paie
Source : giphy.com

“C’est un projet trop chronophage et compliqué à mettre en place”

Malgré vos alertes, votre supérieur refuse votre projet car il estime que cela nécessite trop de temps et de ressources qui pourraient être utilisées à meilleur escient.

Il a certainement cet avis car la mise en place du premier prestataire a pris beaucoup de temps et il pense donc que c’est toujours ainsi. Ce n’est pas le cas ! Par exemple, chez Unit RH, l’intégration de votre dossier vous prendra en moyenne 2 jours de travail au total. Le reste sera directement géré par votre chef de projet.

“Ce n’est pas l’une de nos priorités”

C’est un bon point pour vous, il ne remet pas en cause votre analyse sur le sujet mais il estime que la priorité se porte sur un autre projet.

La bonne tenue de la paie de l’entreprise EST un sujet prioritaire car toute erreur peut impliquer des répercussions problématiques pour l’entreprise. Elles peuvent être d’ordre administratives, financières, fiscales voire même pénales. Et c’est aussi la satisfaction des salariés qui est en jeu !

“Changer de prestataire de paie est trop onéreux et on risque de payer plus cher”

La direction de votre entreprise est persuadée qu’un meilleur niveau de prestation est forcément plus onéreux et ne souhaite pas payer les coûts de changement.

Effectivement le changement de prestataire, qui plus est disposant d’un service de meilleure qualité, représente des coûts pour l’entreprise. Il est important de voir ces coûts comme un investissement à long terme. 

Une gestion de la paie optimale :

  • Vous sécurise en cas de contrôle Urssaf ou de litige prud’homal;
  • Permet d’économiser de longues heures de contrôle et de correction des erreurs;
  • Offre une tranquillité d’esprit et une sérénité au quotidien.  

“Le prestataire est un ami, je suis fidèle”

Le prestataire actuel est un ami de votre responsable. Ce dernier va forcément minimiser votre idée du problème. On ferait tous ça pour un ami, et c’est normal car on a confiance en lui !

Il est donc de votre responsabilité d’apporter des éléments factuels pour contre argumenter la minimisation de votre supérieur. -”J’ai quand même dû passer toute mon après midi à vérifier les bulletins du mois, et il y avait 3 erreurs !”

Un ami est censé donner le maximum pour vous offrir la prestation que vous méritez. Si ce n’est pas le cas, vos visions du business sont complètement différentes. Plutôt que de se fâcher et de créer des conflits, autant se séparer et garder un lien amical dans un contexte non professionnel.

“Nous avons déjà changé de prestataire de paie récemment”

Dans ce contexte, il estime avoir déjà réalisé les investissements nécessaires, et que vous devrez vous débrouiller avec la solution mise en place.

Malheureusement, ce choix punit également le décisionnaire car cette inaction peut avoir des conséquences négatives sur l’ensemble de l’entreprise comme nous avons déjà pu en discuter précédemment (Urssaf, Prud’homme, Tensions internes…)

“C’est mieux d’attendre la fin d’année” 

En effet, il y a encore quelques années, il était beaucoup plus difficile de prendre un main la paie d’une entreprise en cours d’année car la DSN n’existait pas. Grâce à cette dernière, il est tout à fait possible de récupérer un dossier à n’importe quel moment de l’année.

De plus, le travail de reprise des cumuls est à la charge du prestataire mandaté et non pas de son client. Plus aucune raison de prendre son mal en patience !

Pour conclure, dans ce genre de situation, il est important d’écouter et de comprendre les arguments de l’autre partie. Les arguments de la direction sont bel et bien justifiés mais gardez en tête que VOS arguments le sont aussi ! Il n’est pas nécessaire de toujours vouloir convaincre mais de se faire comprendre. Faire comprendre que dans cette situation, votre intérêt est également le sien.

Afin de faciliter le dialogue avec votre manager, voici un document qui va contenir :

  • Une fiche pratique récapitulant les arguments face aux principaux freins de votre direction
  • Les raisons pour lesquelles vous devez mener ce changement 

Alors, convaincu ? Découvrez maintenant comment résilier un contrat de Prestation de service !

externalisez la paie avec unit rh

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