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Comment appliquer la Déduction Forfaitaire Spécifique pour frais professionnels ?

23/01/23

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Au 1 er janvier 2023, la déduction forfaitaire spécifique est destinée à disparaître. Toutefois, plusieurs secteurs ont négocié la sortie progressive du dispositif. Un tour s’impose pour s’assurer que vous êtes toujours concernés.

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Rappel

Pour l’exécution de son travail, le salarié peut subir des dépenses qui sont attachées à sa fonction ou son poste. Ainsi, lorsqu’elles sont réalisées pour l’accomplissement de ses missions, elles sont qualifiées de frais professionnels. Ces derniers obligent l’employeur à opérer des remboursements.

Ces remboursements augmentent l’assiette de ses cotisations. Pour en réduire le coût, certains secteurs prévoient la possibilité pour l’employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique.

Les employeurs sont autorisés à appliquer à certaines catégories de salariés une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels dès qu’un accord collectif le prévoit ou si le CSE a donné son accord. Cette déduction s’applique sur l’assiette des cotisations de sécurité sociale. Celle-ci est constituée de la rémunération, des primes et des indemnités auxquelles s’ajoutent les remboursements de frais professionnels (annexe IV du code général des impôts du 31 décembre 2000, art.5).

A savoir : lorsque le salarié n’engage aucun frais supplémentaire sur un mois (absent tout le mois par exemple), les conditions d’application de l’abattement ne sont pas réunies.

Pour la mise en place de la DFS, l’employeur est soumis à une obligation d’information et de consultation des salariés. Annuellement, il doit donc consulter chaque salarié concerné par tout moyen. Lors de cette consultation, il les informe des conséquences du dispositif à court et long terme :

  • A court terme, l’assiette de cotisations est réduite, ce qui a pour conséquence
    l’augmentation du salaire net
  • A long terme, la réduction de l’assiette de cotisations entraîne une réduction des droits à la
    retraite

Le salarié doit y répondre.. Sa décision d’accord ou de refus produira ses effets à compter de l’année civile suivante. A défaut de réponse, et selon le BOSS l’employeur peut considérer cela comme un accord tacite.

Une Déduction Forfaitaire Spécifique mal appliquée expose à des pénalités

Cette déduction est applicable à certaines catégories de salariés dont les professions comportent des frais professionnels supérieurs aux limites habituelles. Le bénéfice de la déduction est bien lié à l’activité professionnelle du salarié et non à l’activité de l’entreprise (ouvriers du bâtiment, personnel naviguant, artistes, VRP, etc.).

L’Analyse de notre Juriste

Dans les faits, une compagnie aérienne appliquait une Déduction Forfaitaire Spécifique de 30 % sur l’assiette des cotisations de son personnel navigant commercial, après avoir recueilli l’avis – favorable – des représentants du personnel.  Les salariés concernés en contestaient l’application. Selon eux, leur profession n’était pas éligible au dispositif d’abattement.

Les juges ont donné raison aux salariés. La catégorie de personnel navigant concernée par l’abattement (pilote, mécanicien), ne s’étend pas au personnel navigant commercial (hôtesse-stewards). La déduction forfaitaire spécifique a été déclarée illicite et la compagnie condamnée au versement d’une indemnité en réparation du préjudice subi du fait de la minoration des droits sociaux des salariés (vieillesse, IJSS, allocations chômage).

Employeurs, soyez vigilants ! L’application à tort d’une déduction spécifique, vous expose donc non seulement à un redressement Urssaf, mais également au versement de dommages et intérêts aux salariés en réparation du préjudice subi par eux. Autre attention à avoir : le plafond limite de la DFS égal à 7600€ par an et par salarié.

Exemple

Virgile, pilote au sein d’une compagnie aérienne, perçoit une rémunération de 4 000 € ainsi que des indemnités forfaitaires pour frais professionnels de 500 €. Sa catégorie professionnelle bénéficie d’un abattement de 29 % depuis 2023.

Son employeur opte pour la déduction forfaitaire spécifique et Virgile l’accepte. La base de calcul des cotisations est fixée à 3 195 € ((4000 + 500) – 30 %). Le montant mensuel de l’abattement est fixé à 1 305 €. Le montant maximum étant fixé à 7 600 € par année civile et par salarié, le plafonnement trouvera à s’appliquer en cours d’année.

Les cotisations s’appliqueront donc sur une base de 46 400€ (54 000 – 7 600).

La disparition de la Déduction Forfaitaire Spécifique

Depuis le 1er avril 2021, le BOSS impose que le salarié supporte effectivement des frais professionnels. Cette suppression est entrée en vigueur le 1 er janvier 2023, ce qui a laissé un délai d’adaptation aux employeurs.

Les secteurs du BTP et de la propreté bénéficient d’une tolérance : dans ces deux secteurs, la disparition de la DFS se fait de façon progressive à compter du 1er janvier 2023, jusqu’à leur disparition complète.

De nouveaux secteurs sont parvenus à négocier la disparition progressive : celui des journalistes, celui du transport routier et celui de l’aviation civile.

BTPPropretéJournalistesTransport routierAviation civile
01/01/202210%7%30%20%30%
01/01/202310%6%30%20%29%
01/01/20249%5%28%19%28%
01/01/20258%4%26%18%27%
01/01/20267%3%24%17%26%
01/01/20276%2%22%16%25%
01/01/20285%1%20%14%24%
01/01/20294%0%18%12%23%
01/01/20303%16%10%22%
01/01/20311,5%14%8%21%
01/01/20320%12%6%20%
01/01/203310%4%0%
01/01/20348%2%
01/01/20356%0%
01/01/20364%
01/01/20372%
01/01/20380%

Toujours dans ces secteurs, des dérogations sont appliquées sur la question du consentement des salariés. En effet, lorsque le consentement a déjà été recueilli avant 2023, l’employeur est libéré de son obligation de recueillir le consentement. On va donc pouvoir considérer que le salarié a donné son consentement pour toute la période jusqu’à la disparition de la DFS.

Au moment de sa mise à jour, le BOSS a intégré ces dérogations. A cette occasion, il apporte une précision quant à l’accord donné par le salarié embauché à compter de 2023 : en l’absence d’accord collectif ou d’accord du CSE prévoyant l’application de la DFS, celle-ci est conditionnée au recueil du consentement du salarié.

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