Cet article « BDESE – Extrait de l’Act’Unit RH » est un extrait de la Newsletter parue le Vendredi 29 novembre 2024. Pour vous y inscrire, c’est juste ICI !
Les conditions de mise en place de la base de données
Dès que l’effectif atteint au moins 11 salariés sur une période de 12 mois consécutifs, des élections professionnelles doivent être organisées.
Un CSE, véritable partenaire de dialogue, sera donc élu au sein de l’entreprise.
Et vous pourrez être en présence de délégués syndicaux au sein de l’entreprise.
Pour que ce dialogue soit constructif, toutes les parties en présence doivent avoir accès à des informations. Et c’est ici que l’on voit apparaître la notion de Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE).
Si vous avez des représentants du personnel et un effectif supérieur à 49 salariés, alors vous avez l’obligation de mettre en place la BDESE !
Sa création se fait sur la base d’un accord d’entreprise signé par des organisations syndicales représentant 50% des suffrages exprimés aux dernières élections. (Article L.2312-21 du Code du travail)
À défaut d’avoir un délégué syndical dans l’entreprise, l’accord peut être conclu entre l’employeur et le CSE. Dans cette hypothèse, l’accord doit être adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel au CSE. (Article L.2312-21 du Code du travail).
Que contient l’accord conclu ?
Les éléments essentiels prévus par l’accord de mise en place de la BDESE sont les suivants.
La première : l’organisation même de la base de données. L’accord prévoit l’architecture et le contenu de la BDESE.
Ensuite, il faut savoir comment fonctionne cette base : les accès aux informations, les modalités de consultation ou encore comment utiliser les documents.
L’accord peut également prévoir le support qui sera utilisé pour générer la BDESE. Il peut être informatique ou papier.
Si aucun accord n’est conclu, les entreprises de moins de 300 salariés peuvent se tourner vers un accord de branche. (Article L.2312-21 du Code du travail).
Si comble de malchance, aucun accord de branche et d’entreprise ne s’occupe de la BDESE, le Code du travail prévoit que le contenu de la BDESE va varier en fonction de l’effectif. (Article L.2312-36 du Code du travail).
Le niveau de mise en place de la BDESE est, sauf accord contraire, celui de l’entreprise. (Article R.2312-11 du Code du travail).
En effet, l’objectif de la base est de permettre aux élus d’avoir accès à des informations pour exercer leurs missions dans le cadre de leur mandat représentatif.
Le contenu de la base de données
La base de données rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et aux informations récurrentes des représentants du personnel. (Article L.2312-21 du Code du travail).
Le but est de donner une vision globale et claire de la formation et la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. (Article R.2312-7 du Code du travail).
Des dispositions d’ordre public sont prévues dans le cadre de la BDESE. Qui dit ordre public dit qu’il n’est pas possible d’y déroger. (Article L.2312-21 du Code du travail).
Ainsi, la base doit contenir au moins des informations sur :
- l’investissement social et l’investissement matériel et immatériel,
- l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes au sein de l’entreprise,
- les fonds propres et l’endettement,
- l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés, mais également des dirigeants
- les activités sociales et culturelles,
- les flux financiers à destination de l’entreprise,
- les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise.
Si un accord est conclu, il peut prévoir d’intégrer d’autres informations répondant à l’objectif d’informations des représentants du personnel et plus particulièrement, pouvant les aider dans les négociations annuelles obligatoires avec par exemple, des informations sur le temps de travail, la qualité de vie et les conditions de travail.
L’utilisation de la base de données
L’accès à la BDESE est réservé aux représentants du personnel : les membres élus de la délégation au CSE et les délégués syndicaux. (Article L.2312-36 du Code du travail).
Les experts mandatés par le CSE peuvent également y avoir accès.
S’agissant des représentants du personnel, ils y ont accès dans le cadre de leur mandat. Ils sont donc tenus d’une obligation de discrétion face aux informations communiquées. (Article L.2312-36 du Code du travail).
À défaut de respecter cette obligation, l’employeur peut solliciter des dommages et intérêts ou user de son pouvoir disciplinaire pour sanctionner l’auteur de la divulgation des informations confidentielles.
Dans le cas où la sanction envisagée est un licenciement, n’oublie pas de respecter la procédure spécifique aux salariés protégés.
En tant qu’employeur, il faut indiquer la durée du caractère confidentiel des informations (Article R.2312-13 du Code du travail).
Pour que l’information soit pertinente, la BDESE doit être régulièrement mise à jour. En effet, il n’est pas question de se baser sur des informations dépassées pour discuter. (Article R.2312-2 du Code du travail).
En mettant à jour la base, l’employeur répond à son obligation d’information et de communication à l’égard des membres du CSE et des délégués syndicaux. (Article L.2312-8 du Code du travail).
La périodicité des mises à jour doit à minima respecter celles prévues par le Code du travail à l’article R.2312-11.
L’employeur doit informer les personnes ayant accès à la base de la mise à disposition des documents. (Article R.2312-12 du Code du travail)
Par ailleurs, l’accès à la base doit être permanent (Article L.2312-36 du Code du travail).
Que se passe-t-il si la BDESE est faite sur un support papier ? Pas question pour les représentants de l’emmener avec eux !
La Direction Générale du travail indique dans une fiche que pour des raisons pratiques, la BDESE peut ne pas être accessible 24h/24 en raison des fermetures de l’entreprise lorsque la consultation nécessite un accès à l’entreprise (Circulaire DGT du 18 mars 2014)
Si le BDESE n’as pas été mis en place alors vous en avez l’obligation ou encore que tu ne procèdes pas à sa mise à jour, tu t’exposes à un risque de condamnation pour délit d’entrave. (Article L.2317-1 du Code du travail)
En effet, ici tu entraves le fonctionnement régulier de l’instance. Cela est puni par une amende de 7 500€.
Si, par ailleurs, les représentants du personnel rencontrent des difficultés à obtenir des informations. Ils peuvent saisir le tribunal judiciaire afin que l’employeur communique les éléments manquants. (Cass.soc 24 novembre 2021 n°20-13.904).
