Cet article « Les acomptes et avances sur salaire – Extrait de l’Act’Unit RH » est un extrait de la Newsletter parue le Vendredi 12 juillet 2024. Pour vous y inscrire, c’est juste ICI !
Deux notions différentes en fonction de la temporalité
Tout d’abord, il faut faire attention à ne pas confondre l’avance sur salaire et l’acompte sur salaire :
- L’acompte sur salaire a pour objet de payer le salarié pour le travail qu’il a déjà effectué, mais avant l’échéance normale.
- L’avance sur salaire quant à elle est une somme payée par l’employeur avant même que le salarié n’ait effectué son travail.
Par exemple, le 20 juillet prochain, un collaborateur demande s’il est possible de l’aider financièrement. 2 solutions s’offrent à l’employeur :
Des notions différentes en termes de modalités
L’acompte sur salaire
Légalement, l’acompte sur salaire peut être obligatoire dès lors que le salarié mensualisé en fait la demande (article L. 3242-1 du Code du travail).
Les VRP ont également droit à un acompte en fonction de leurs commissions dues (article 5-2 de la CCN VRP).
Le montant de l’acompte doit correspondre à la rémunération acquise par le salarié. Le Code du travail nous dit que pour une quinzaine, il correspond à la moitié de sa rémunération mensuelle (article L.3242-1 du Code du travail).
En fonction du montant, le paiement en espèces de l’acompte est possible si le collaborateur le demande. Néanmoins, il a un plafond fixé à 1.500€. Au-delà, le paiement se fera obligatoirement par chèque ou virement.
Par ailleurs, en termes de remboursement, il sera bien déduit de la prochaine paie et à cette occasion il sera soumis aux cotisations dues.
En effet, lorsque lors du versement de l’acompte, les cotisations sociales ne sont pas précomptées.
Ce n’est que lorsqu’elle passera en paie qu’elles seront calculées. L’acompte doit donc bien apparaître sur le bulletin de paie.
L’avance sur salaire
Comme indiqué dans le schéma, l’avance est le paiement d’une somme avant la réalisation du travail.
Dans ce cas, en tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé d’accéder à la demande d’avance formulée par le collaborateur.
En effet, le travail n’est pas encore accompli, le paiement peut être risqué si le salarié n’effectue pas sa mission.
Dans le cadre d’une avance sur salaire, les sommes sont avancées au salarié.
Ici pas d’adage « donner c’est donner, reprendre c’est voler ».
Vous devrez donc les « reprendre », et cette « reprise » ne se fait pas sans limites.
En effet, et sauf exception, le Code du travail prévoit une limite aux retenues sur salaire. Elles sont au plus égales à 1/10ème du salaire net exigible (article L. 3251-3 du Code du travail).
Du coup… la retenue sur salaire ne pourra être égale qu’à 1/10ème de la somme avancée.
Vous pourriez donc avancer une somme importante et obtenir le remboursement sur plusieurs cycles de paie. La limite du 10ème s’appliquera sur tous les bulletins de paie jusqu’à ce que l’avance soit entièrement « remboursée ».
À noter également que l’avance de salaire n’est pas un prêt, elle est consentie sans application d’intérêt !
Sécuriser les procédures pour éviter tout litige
Comme vu précédemment, l’acompte va apparaître sur le bulletin de paie.
Mais cette mention ne constitue pas une preuve du réel versement !
En cas de litige, ce sera à l’employeur d’apporter la preuve du paiement effectué (Cass. Soc., 19 mai 1999, n°96-45.415).
Toujours à propos de l’acompte, veille à bien le reprendre sur la paie du mois concerné.
À défaut, il sera considéré comme une avance sur salaire et comme vu juste au-dessus, le remboursement obéit à des règles plus strictes.
Dans tous les cas, il ne faut pas hésiter à faire un reçu lorsque vous procédez à un acompte ou une avance sur salaire.
Établir en deux exemplaires contresignés par le salarié et remis à chacune des parties, il peut être utile dans certaines situations, notamment en cas d’avance sur salaire.
En effet, si vous acceptez l’avance sur salaire, il est conseillé de tout consigner par écrit comme le montant, les modalités de remboursement, la date de versement, etc. ion ou d’un licenciement ainsi que la part que le salarié pourrait garder… et celle qu’il devait rembourser !
