Rémunération stagiaire : Quelles sont les règles à respecter ?
Toute entreprise peut accueillir un stagiaire et lui confier certaines tâches et missions. A cet égard, l’employeur doit respecter la règlementation et signer une convention de stage avec son futur stagiaire.
Mais qu’en est-il des règles à respecter concernant la rémunération d’un stagiaire ? Et plus généralement quelles sont les obligations financières à respecter envers le stagiaire (gratification, prise en charge de certains frais, etc.) ?
Toutes ces problématiques seront abordées ci-dessous.
Etant ici précisé que dans cet article, nous aborderons uniquement les règles concernant les stages d’élèves et étudiants (stage d’initiation, de formation initiale ou en complément de formation professionnelle initiale). Nous n’abordons pas ici les règles concernant les stages effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue pour lesquels d’autres règles sont applicables.
La convention de stage : un document obligatoire pour tout stage en entreprise
La convention de stage est un document obligatoire pour réaliser un stage en entreprise. La convention de stage est régularisée entre trois intervenants : l’employeur, l’étudiant qui deviendra le stagiaire et l’organisme de formation du stagiaire.
La convention permet de préciser, comme tout contrat de travail, les règles à respecter pour le bon déroulement du stage. Ces règles permettent de poser un cadre précis au stage et concernent notamment les missions, horaires, dates de début et de fin de stage, rémunération du stagiaire et de façon plus générales conditions financières du stage.
Concernant ces conditions financières, il s’agit de préciser deux choses aux termes de la convention de stage : d’une part, le montant de la rémunération versée et ses modalités de versement (RIB, chèque, ,etc.) ; d’autre part, la liste des avantages offerts au stagiaire et notamment la prise en charge des frais de transport, de restauration, d’hébergement, etc.
L’obligation de verser une gratification si le stage dépasse la durée de deux mois
Le stage est obligatoirement rémunéré lorsque le temps de travail du stagiaire est supérieur à 2 mois. La gratification du stage inférieur à 2 mois est facultative.
La durée de deux mois se calcule de la façon suivante : 44 jours à 7 heures par jour ou encore à partir de la 309ème heure au cours de la même année scolaire ou universitaire.
Dans ce cas, l’employeur doit verser au stagiaire une gratification selon les modalités de calcul suivantes :
- Calcul des heures de présence : le montant de la gratification dépend du nombre d’heures de présence effective du stagiaire. Lors d’un congé pour toute cause (congé classique, grossesse, paternité, adoption ou tout autre congé prévu par la convention de stage), la gratification des jours d’absence n’est pas obligatoire. Toutefois, elle reste possible si l’employeur le souhaite.
- Montant minimum légal de la gratification : le montant de la gratification figure dans la convention de stage. Le montant minimum légal de la gratification correspond à 15% du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit 4,05 € à partir du 1er janvier 2023. Toutefois, si le stagiaire dépend du secteur privé, il est possible de prévoir une gratification plus élevée et donc supérieure au seuil légal de 4,05 €.
- Versement de la gratification, mode d’emploi : l’employeur a l’obligation de verser la gratification au stagiaire mensuellement et à la fin de chaque mois. L’indemnité ne peut donc pas être versée en une seule fois à la fin du stage puisqu’elle est due dès le premier jour de stage.
- Franchise de cotisations sociales : la gratification de stage est exonérée de cotisations sociales à condition que la gratification ne dépasse pas le montant minimum légal. Cette exonération vaut pour l’employeur et le stagiaire. Toutefois, si l’employeur décide d’octroyer une gratification supérieure, cette dernière sera soumise aux cotisations sociales pour la part excédant le seuil légal.
- Couverture sociale du stagiaire : le stagiaire n’est pas un salarié et il conserve donc son statut d’étudiant. Ainsi, en ce qui concerne l’assurance maladie, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale lié à son statut d’étudiant. Par ailleurs, en ce qui concerne l’assurance chômage ou la retraite complémentaire aucune cotisation n’est due puisque le stagiaire n’est pas salarié.
Rémunération stagiaire – Illustration
Virgile est stagiaire du 1er janvier au 30 avril 2023, pour un total de 595 heures réellement effectuées. Il percevra un montant total de gratification de 2 409,75 € (595 x 4,05).
Son employeur peut, soit, décider de lui verser une gratification mensuelle moyenne de 602,44 €(2 409,75/ 4), soit opter pour un versement mensuel en fonction des heures réellement effectuées (623,7 € pour 154 heures travaillées en janvier, 567,00 € pour 140 heures travaillées en février, 652,05 € pour 161 heures travaillées en mars et 567€ pour 140 heures en avril).
Les autres coûts financiers du stagiaire
En plus du coût financier direct lié à la gratification à verser au stagiaire si son stage excède 2 mois ainsi qu’il a été expliqué ci-dessus, le stagiaire, même s’il n’est pas salarié, bénéficie d’autres droits et avantages financiers :
- Le stagiaire doit pouvoir bénéficier des avantages accordés par le comité d’entreprise et donc accéder aux offres de ce dernier (activités sociales et culturelles, logement, etc.)
- Frais de repas : le stagiaire peut accéder au restaurant d’entreprise et bénéficier de titres restaurants ;
- Frais de transport : l’employeur doit rembourser au stagiaire la moitié de ces frais de transport.
L’employeur doit financer ces frais divers qui ne font pas partie de la rémunération mensuelle du stagiaire : ces indemnités doivent donc être payées en plus. Etant précisé que ces frais sont exonérés de cotisations sociales pour l’employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 6,50 € en 2023.
