Suite à la pandémie de Covid-19, le télétravail s’est fortement répandu. Cela conduit les salariés à engager des frais professionnels de télétravail supplémentaires nécessaires à l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
Les Frais Professionnels concernés
Frais engagés dans le cadre du télétravail par le salarié pour l’exécution de son travail
Pour en savoir plus, consultez notre article : Télétravail en entreprise : Règles et mise en place
Le remboursement des frais de télétravail
Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. L’employeur rembourse ensuite ces frais. Soit sous la forme de dépenses réelles sur justificatifs, soit sous la forme d’allocations forfaitaires. L’Employeur est-il dans l’obligation de rembourser les frais liés au télétravail ?
Non, la loi n’oblige pas l’employeur à rembourser les frais liés au télétravail. En revanche, pensez à consulter votre convention collective ou autre accord collectif : ceux-ci peuvent prévoir un remboursement obligatoire des frais liés au télétravail.
Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées par l’Urssaf comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations. L’allocation forfaitaire versée par l’employeur est réputée utilisée conformément à son objet et est exonérée de cotisations dans la limite de 10,40 €/mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine (20,80 € pour deux journées, etc.).
Nota Bene
Lorsque l’allocation forfaitaire est prévue par convention collective ou par voie d’accord, elle est réputée utilisée conformément à son objet. De plus, elle est exonérée de cotisations dans la limite des montants prévus par l’accord. Dès lors que l’allocation est accordée en fonction en fonction du nombre de jours effectivement travaillés.
L’employeur ayant versé un montant qui dépasserait les limites fixées ci-dessus, pourrai continuer à bénéficier de l’exonération de charges. La seule condition est de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées (urssaf.fr espace Les frais professionnels).
Quels frais sont remboursés par l’employeur ?
Les Urssaf précisent que l’employeur qui serait en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice de leur activité professionnelle pourrait prendre en charge, au titre des frais professionnels, le coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel.
Si l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration, elle sera retenue en franchise de cotisations dans la limite de 50% du nombre d’heures totales.
Les exonérations liées aux allocations versées par l’employeur
L’employeur verse les allocations couvrant les frais de télétravail (indemnités, remboursements forfaitaires ou remboursements de frais réels). Quand elles sont fixées par jour, celles-ci sont exonérées de cotisations sociales et de contributions dans la limite de 2,60 euros par jour de télétravail à domicile, 57,20 euros par mois et 580 euros par an.
Nota Bene
L’allocation doit couvrir exclusivement des frais professionnels engagés au titre du télétravail. Les frais courants nécessités par l’exercice de la profession sont exclus (notamment les frais de déplacement et les frais de repas).
En pratique, l’employeur doit identifier les allocations couvrant les frais de télétravail dans les informations qu’il transmet à l’administration fiscale (DSN – « montant de la rémunération nette fiscale »). Le salarié pourra s’en assurer en contrôlant la déclaration pré-remplie avec ses bulletins de paie ou avec l’attestation fiscale annuelle remise par l’employeur.
Vous déclarez vos revenus avec option des frais réels ?
Les salariés ayant opté pour la déduction des frais professionnels pour leur montant réel pourront, quant à eux, déduire ces frais à hauteur des montants décrits ci-dessus, ou à hauteur de leur montant exact s’il est plus favorable.
Frais Professionnels de Télétravail : Exemple
L’entreprise embauche Olivia du 1er février au 30 juin 2023.
Elle exerce son activité en télétravail 3 jours par semaine depuis le 1er avril.
Son employeur lui versera 101,40 € d’allocations pour couvrir ses frais ((12 x2,6) + (15 x2,6) + (12 x2,6)). Cette somme sera exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.
Source : Urssaf.fr
