Les registres obligatoires dans les entreprises pour l’année 2020

16 Jan 2020

Tout employeur doit obligatoirement détenir plusieurs registres.

Avec l’arrivée du CSE de nouvelles obligations ont été mises en place.

Quels sont les registres obligatoires ?

Le registre unique du personnel

Dès la première embauche (et quel que soit l’effectif de l’entreprise), l’employeur doit ouvrir un registre unique du personnel. Il doit y inscrire les éléments suivants, dans l’ordre des embauches :

  • identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;
  • carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;
  • type de contrat : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) par exemple ;
  • pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
  • pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés).

Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique et en aucun cas le registre ne doit être effacé en cas de départ d’un salarié.

Ce registre doit être mis à disposition du comité social et économique (CSE), de l’inspection du travail et des agents URSSAF.

L’absence de registre, le défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires est puni par une amende de 750 euros. Cette peine pourra être appliquée autant de fois qu’il y a de personnes employées concernées.

Le registre des dangers graves et imminents

Ce registre doit exister dans tous les établissements dotés d’un CSE.

A quoi sert ce registre? Lorsqu’un représentant du personnel au CSE constate l’existence d’un danger grave et imminent, il en avertit l’employeur qui doit consigner cet avis sur le registre.

Le registre des dangers graves et imminents doit être tenu à la disposition des représentants du personnel du CSE.

Le fait de ne pas respecter ces règles expose l’employeur à une amende de 10 000 euros qui peut être portée à 30 000 euros et 1 an d’emprisonnement en cas de récidive.

Le registre des membres de la délégation du personnel du CSE

Ce registre doit être mis en place lorsqu’il existe un CSE donc dans les entreprises comportant entre 11 et 50 salariés.

Ce registre contient les demandes des membres de la délégation du personnel du CSE et les réponses motivées de l’employeur.

Ce registre doit être tenu à la disposition des salariés de l’entreprise, des membres de la délégation du personnel du CSE et de l’inspection du travail.

En cas de non-respect de ces règles, l’employeur s’expose à une amende de 7500 euros.

Le registre unique de sécurité

Il s’agit d’un registre qui n’est pas obligatoire mais qui peut simplifier la vie de l’employeur. L’idée est d’y consigner les documents de vérification et de contrôle en matière d’hygiène et de sécurité imposés par la loi.

Il est vivement recommandé de tenir ce registre puisque l’employeur est tenu de conserver les documents de vérification et de contrôle en matière d’hygiène et de sécurité le sont (une amende de 750 euros est encourue en cas de non-respect de cette obligation).

Ce registre permettra d’archiver et conserver tous ces documents plus facilement.

Le registre de traitement des données personnelles

Ce registre est obligatoire pour les entreprises qui risquent de porter atteinte aux droits ou libertés individuelles ou encore qui traitent des données sensibles et ce afin d’être en conformité avec le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD).

Par ailleurs, dès lors que l’entreprise emploie plus de 250 salariés ce registre est obligatoire (même si cette entreprise ne traite pas de données sensibles).

Le registre des accidents bénins du travail

Lorsqu’un salarié subit un accident du travail, l’employeur est tenu de déclarer cet accident. Toutefois, à condition d’obtenir l’accord de la caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT), l’employeur peut être autorisé à ne pas effectuer cette déclaration. Dans ce cas, cette déclaration est remplacée par une inscription sur un registre des accidents bénins du travail à condition que le cas ne soit pas trop grave.

Les changements en 2020

Ce qui change en 2020 c’est que le CSE va remplacer toutes les anciennes instances représentatives du personnel (délégués du personnel, comité d’entreprise ou encore le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail).

Ainsi, les registres visés ci-dessus seront, à partir de 2020, consultables par les membres du CSE et non plus par les anciennes instances représentatives du personnel qui n’existeront plus.

Enfin, le registre des délégués du personnel n’existera plus et sera remplacé par le registre de la délégation du personnel du CSE analysé ci-dessus. Les employeurs ne devront donc pas oublier de mettre en place ce nouveau registre.

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