L’employeur peut-il donner un délai au salarié pour restituer ses notes de frais professionnels ?

6 Déc 2019

Il est compliqué pour un employeur de gérer au mieux le remboursement des frais professionnels lorsque les salariés remettent tardivement leurs notes de frais. Rappelons qu’une note de frais concerne des frais engagés au titre de l’activité professionnelle : déplacements, restaurants, logement, etc..

L’employeur est-il en droit, afin de se faciliter la tâche, d’imposer à ses salariés un délai pour remettre leurs notes de frais ?

La réponse est positive : l’employeur peut imposer un délai à ses salariés pour la remise des notes de frais. Il peut prévenir ses salariés par plusieurs moyens (une note de service par exemple). Cela simplifie les démarches pour l’employeur et notamment pour le service comptabilité, puisqu’il est toujours complexe, en l’absence de délai, de revenir plusieurs mois voire plusieurs années en arrière. Par ailleurs, cela est plus simple également pour les salariés puisqu’au plus tôt ils soumettent leur note au plus tôt ils se feront rembourser.

Que se passera-t-il si le salarié ne respecte pas ce délai ? Dans ce cas, l’employeur est en droit de ne pas le rembourser.

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